Checklist pour organiser un tournoi de judo du jubilé

Un tournoi de judo du jubilé demande une coordination précise entre les inscriptions, les arbitres, les bénévoles et la salle. Commencez par fixer la date, le règlement et les catégories, puis avancez vers le matériel, le planning des combats et l’accueil des participants. Les tatamis, les médailles et le catering doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist vous aide à suivre les 66 tâches du plan, dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Inviter les officiels et les arbitres
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Vérifier l'autorisation du lieu
Réserver les tapis de judo
Commander le catering
2 personnes
Commander les médailles et les coupes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
2 personnes
Imprimer les consignes pour les bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les courses périssables
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Récupérer les tatamis de judo
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Poser les tapis de judo
6 personnes
Installer les tables de compétition
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir les officiels
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Vérifier les poids
3 personnes
Répartir les poules de compétition
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Organiser la cérémonie d’ouverture
3 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Traiter les résultats
3 personnes
Informer le public
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Enregistrer les blessures
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Servir le toast d'anniversaire
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer les tapis de judo
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter les tapis de judo
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 80
Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Brassards rouges d'arbitreqté 4
Bracelets d’arbitre blancsqté 4
Ceintures de judoqté 20
Numéros de départqté 150

Mobilier

Tables de concoursqté 4
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 180
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 10
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariot de nettoyage

Catering

Coupesqté 12
Médailles d’orqté 40
Médailles d'argentqté 40
Médailles de bronzeqté 40
Chemises pour diplômesqté 150
Badges nominatifsqté 180
Courses

Conseils

Fixez la date et la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez aussi rapidement l’autorisation du lieu et vérifiez que l’espace permet d’installer les tatamis, les tables d’inscription et les tables de concours.
Invitez les officiels et les arbitres au moins 6 à 8 semaines avant le tournoi. Prévoyez également des brassards ou bracelets d’arbitre, un système de sonorisation et une pendule de match de secours.
Fermez les inscriptions avant d’établir le planning des combats. Après traitement des dossiers, confirmez les participants, répartissez les catégories et imprimez les formulaires de match.
Ne commandez pas les médailles et les coupes au dernier moment : contrôlez les quantités et les intitulés au moins 3 semaines avant l’événement. Préparez aussi les badges nominatifs et les numéros de départ.
Organisez l’installation avec une heure d’ouverture clairement définie. La veille, réfrigérez les produits périssables et regroupez les rallonges, multiprises, ordinateur, imprimante, matériel de restauration et documents pour les bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo du jubilé ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions, commander les médailles et construire le planning des combats.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions au tournoi de judo ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant la date du tournoi. Fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de traiter les inscriptions et de préparer les catégories.
Quand commander les médailles et les coupes ?: Passez la commande au moins 3 semaines avant le tournoi, une fois les catégories et le nombre prévisionnel de participants connus. Vérifiez les quantités et les textes avant validation.
Combien de temps avant faut-il installer les tatamis ?: Prévoyez l’accès à la salle au moins 2 à 3 heures avant le début des combats. Cela laisse le temps de récupérer les tatamis, installer les surfaces, tester la sonorisation et préparer les tables d’accueil.

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