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Checkliste für ein Jubiläums-Judo-Turnier

Ein Jubiläums-Judo-Turnier braucht früh klare Zuständigkeiten, sonst fehlen am Wettkampftag Matten, Unterlagen oder Helfer. Lege zuerst Datum, Saal, Kategorien und Reglement fest und verschicke danach Einladungen sowie Anmeldemöglichkeiten. In den letzten Wochen kommen Meldungen, Spielplan, Catering und Parkinformationen zusammen. Plane außerdem Zeit für die Kontrolle von Medaillen, Namensschildern, Technik und gekühlten Einkäufen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Saal festlegen

    2 Personen

  • Turnierreglement erstellen

    2 Personen

  • Wettbewerbskategorien festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Offizielle und Schiedsrichter einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Veranstaltungsortgenehmigung prüfen

  • Judomatten reservieren

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Medaillen und Pokale bestellen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Spielplan erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Parkinformationen versenden

  • Preise und Medaillen prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wettkampfformulare drucken

    2 Personen

  • Anweisungen für Freiwillige drucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Verderbliche Einkäufe kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Judomatten abholen

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Saalboden kontrollieren

    2 Personen

  • Judomatten auslegen

    6 Personen

  • Wettkampftische aufstellen

    4 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen

Event

  • Offizielle empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Gewichte kontrollieren

    3 Personen

  • Turniergruppen einteilen

    3 Personen

  • Schiedsrichter briefen

    2 Personen

  • Eröffnungszeremonie durchführen

    3 Personen

  • Wettkämpfe begleiten

    8 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    3 Personen

  • Publikum informieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Verletzungen erfassen

  • Preisverleihung vorbereiten

    3 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    4 Personen

  • Jubiläumstoast servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Verabschiedung der Teilnehmer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Judomatten reinigen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    5 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Judomatten zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • JudomattenAnz. 80
  • WettkampfuhrAnz. 4
  • AnzeigetafelnAnz. 4
  • Rote SchiedsrichterbänderAnz. 4
  • Weiße SchiedsrichterbänderAnz. 4
  • Judo-GürtelAnz. 20
  • StartnummernAnz. 150

Mobiliar

  • WettkampftischeAnz. 4
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Catering-TischeAnz. 4
  • StühleAnz. 180
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • KühlboxenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 10
  • KannenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • JubiläumsbannerAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • BallonständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 12
  • WimpelgirlandenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • Reinigungswagen

Catering

  • PokalpreiseAnz. 12
  • GoldmedaillenAnz. 40
  • SilbermedaillenAnz. 40
  • BronzemedaillenAnz. 40
  • DiplomappenAnz. 150
  • NamensschilderAnz. 180
  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Genehmigung des Veranstaltungsorts mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Turnier. Kläre dabei auch, wann der Saal geöffnet werden darf und wo Matten, Tische und Technik stehen.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular früh und bestätige die Teilnehmer nach Meldeschluss. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Turnier, damit das Catering darauf reagieren kann.
  • Teile die Freiwilligen nicht erst am Veranstaltungstag ein. Plane pro Registrierungs- und Wettkampftisch mindestens eine verantwortliche Person und gib allen die gedruckten Anweisungen vorab.
  • Erstelle den Spielplan erst, wenn die Kategorien und Teilnehmerzahlen geprüft sind. Drucke Wettkampfformulare, Namensschilder und Startnummern spätestens am Vortag und lege Ersatzexemplare bereit.
  • Kontrolliere Preise, Medaillen, Matten, Wettkampfuhr, Anzeigetafeln und Mikrofon am Vortag. Verderbliche Einkäufe gehören direkt in Kühlboxen; öffne den Saal früh genug für Aufbau und Techniktest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Judo-Turnier planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal, Reglement und Wettbewerbskategorien. Einladungen, Offizielle und Schiedsrichter sollten danach möglichst innerhalb der nächsten 2 Wochen angefragt werden.
Wann müssen die Anmeldungen für ein Judo-Turnier abgeschlossen sein?
Setze den Meldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Turnier. So bleiben noch 7 bis 10 Tage für Teilnehmerbestätigungen, Kategorien, Spielplan und die Erfassung von Ernährungswünschen.
Wie viele Helfer braucht ein Jubiläums-Judo-Turnier?
Plane je nach Anzahl der Wettkampftische mindestens eine zuständige Person pro Registrierungs- und Wettkampftisch ein. Zusätzlich brauchst du Helfer für Catering, Aufbau, Matten, Technik und die Ausgabe von Preisen; teile die Rollen spätestens 7 Tage vorher ein.
Was muss am Tag vor dem Judo-Turnier kontrolliert werden?
Prüfe am Vortag alle Medaillen und Pokale, Startnummern, Namensschilder, Wettkampfformulare, Schiedsrichterbänder und die Technik. Kühl verderbliche Einkäufe ein und lege die Materialien nach Einsatzbereich zusammen, damit der Aufbau am Veranstaltungstag zügig beginnt.

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