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Checklist para organizar un torneo de judo de aniversario

Un torneo de judo de aniversario necesita más coordinación que una competición habitual: además de combates y árbitros, debes cuidar la recepción, los horarios, el catering y la entrega de premios. Empieza cerrando la fecha y el salón, y deja definido el reglamento antes de abrir las inscripciones. Durante las últimas semanas, confirma participantes, voluntarios, tatamis y material técnico. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado para que el día del torneo no tengas que resolver detalles básicos a última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar la fecha y el salón

    2 personas

  • Redactar el reglamento del torneo

    2 personas

  • Determinar las categorías del concurso

    2 personas

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Invitar a oficiales y árbitros

    2 personas

  • Publicar el formulario de inscripción

  • Comprobar el permiso del lugar

  • Hacer una reserva de tatamis de judo

  • Pedir el catering

    2 personas

  • Encargar medallas y trofeos

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Asignar voluntarios

    2 personas

  • Hacer el horario del concurso

    2 personas

  • Confirmar participantes

    2 personas

  • Enviar la información de aparcamiento

  • Comprobar premios y medallas

    2 personas

  • Preparar tarjetas de nombre

    2 personas

  • Imprimir formularios del partido

    2 personas

  • Imprimir las instrucciones para voluntarios

  • Hacer la compra

    3 personas

  • Refrigerar los productos perecederos

    2 personas

  • Reunir los materiales

    3 personas

  • Recoger esterillas de judo

    3 personas

  • Abrir la sala

    2 personas

  • Comprobar el suelo del salón

    2 personas

  • Colocar colchonetas de judo

    6 personas

  • Montar las mesas de competición

    4 personas

  • Colocar las sillas para el público

    4 personas

  • Montar la mesa de registro

    2 personas

  • Montar el bufé de catering

    3 personas

  • Colgar la decoración

    3 personas

  • Probar el sistema de sonido

    2 personas

  • Preparar los materiales de primeros auxilios

Evento

  • Recibir a los oficiales

    2 personas

  • Registrar a los participantes

    4 personas

  • Comprobar los pesos

    3 personas

  • Distribuir los grupos de la competición

    3 personas

  • Informar a los árbitros

    2 personas

  • Llevar a cabo la ceremonia de apertura

    3 personas

  • Supervisar las competiciones

    8 personas

  • Procesar los resultados

    3 personas

  • Informar al público

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Servir café y té

    2 personas

  • Reponer los aperitivos

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

    2 personas

  • Registrar lesiones

  • Preparar la entrega de premios

    3 personas

  • Realizar la entrega de premios

    4 personas

  • Servir el brindis del aniversario

    3 personas

  • Servir aperitivos

    3 personas

  • Acompañar la despedida de los participantes

    2 personas

Seguimiento

  • Apagar el sistema de sonido

    2 personas

  • Empaquetar la comida sobrante

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    4 personas

  • Limpiar los tatamis de judo

    5 personas

  • Recoger mesas y sillas

    5 personas

  • Retirar la decoración

    3 personas

  • Limpiar la sala

    5 personas

  • Retirar los residuos

    3 personas

  • Recoger objetos perdidos

    2 personas

  • Devolver los tatamis de judo

    3 personas

  • Devolver el material prestado

    2 personas

  • Publicar los resultados

  • Agradecer a los participantes

    2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

  • Colchonetas de judocant. 80
  • Relojes de competicióncant. 4
  • Marcadorescant. 4
  • Brazaletes rojos para árbitroscant. 4
  • Bandas blancas de árbitrocant. 4
  • Cinturones de judocant. 20
  • Dorsalescant. 150

Mobiliario

  • Mesas de competicióncant. 4
  • Mesas de registrocant. 2
  • Mesas de cateringcant. 4
  • Sillascant. 180
  • Percheroscant. 4
  • Papeleracant. 8

Equipo

  • Equipo de sonido
  • Micrófonocant. 2
  • Cables alargadorescant. 6
  • Regletascant. 6
  • Portátilcant. 2
  • Impresora
  • Neveras portátilescant. 6

Vajilla

  • Vasos reutilizablescant. 220
  • Tazas de cafécant. 100
  • Platoscant. 180
  • Cubiertoscant. 180
  • Bandejas de servircant. 20
  • Cucharonescant. 10
  • Jarrascant. 12

Cocina

  • Máquinas de cafécant. 3
  • Teterascant. 2
  • Termoscant. 8
  • Tablas de cortarcant. 4
  • Cuchillos de cocinacant. 6
  • Pinzas de servircant. 8
  • Abrebotellascant. 4
  • Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

  • Banner de aniversariocant. 2
  • Globoscant. 100
  • Soportes para globoscant. 4
  • Mantelescant. 12
  • Guirnaldas de banderinescant. 8
  • Arreglos floralescant. 6

Iluminación

  • Guirnaldas de luces LEDcant. 6
  • Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

  • Fregonascant. 4
  • Cuboscant. 4
  • Escobascant. 3
  • Recogedor y escobacant. 3
  • Carro de limpieza

Catering

  • Copas premiocant. 12
  • Medallas de orocant. 40
  • Medallas de platacant. 40
  • Medallas de broncecant. 40
  • Carpetas para diplomascant. 150
  • Tarjetas de nombrecant. 180
  • Compras

Consejos

  • Cierra el reglamento y las categorías antes de publicar el formulario de inscripción. Si cambias pesos, edades o sistema de competición después, tendrás que rehacer confirmaciones y horarios.
  • Reserva los tatamis y confirma el permiso del salón con varias semanas de margen. Comprueba también que haya espacio para mesas de competición, registro, catering, percheros y circulación de los participantes.
  • Prepara el horario cuando conozcas las inscripciones confirmadas, no solo las recibidas. Reserva bloques concretos para el registro, los cambios de categoría, los descansos y la entrega de medallas y trofeos.
  • Asigna voluntarios por puesto y entrégales instrucciones impresas antes de abrir la sala. El registro, las mesas de competición, el control del tiempo, la megafonía y el catering necesitan responsables distintos para evitar interrupciones.
  • Haz una comprobación final del material el día anterior: relojes, marcadores, micrófono, portátil, impresora, cables, regletas, cinturones y brazaletes de árbitro. Refrigera los productos perecederos y deja preparadas las tarjetas de nombre y los formularios del partido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo abrir las inscripciones para un torneo de judo?
Ábrelas al menos 4 semanas antes del torneo y fija una fecha de cierre entre 7 y 10 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, revisar categorías y preparar el horario.
¿Cuándo hay que encargar las medallas y los trofeos?
Encárgalos como mínimo 3 semanas antes, especialmente si llevan texto o una fecha concreta. Comprueba la cantidad y el contenido de los premios durante la semana previa, no el mismo día.
¿Cuánto tiempo antes debe abrirse la sala del torneo?
Calcula entre 2 y 3 horas antes del primer combate. Ese margen permite colocar las colchonetas, mesas y sillas, probar el sonido, preparar el registro y resolver problemas con la impresora o los marcadores.
¿Cuándo se debe enviar el horario y la información de aparcamiento?
Envía el horario provisional y las indicaciones de aparcamiento entre 5 y 7 días antes. Manda una confirmación final 24 horas antes si hay cambios en categorías, horarios o acceso al salón.

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