Checklist pour organiser un tournoi de handball du jubilé

Un tournoi de handball pour un jubilé demande de coordonner la compétition et la fête d’anniversaire. Commencez par fixer la date, le lieu et le format, puis avancez vers les inscriptions, les équipes, les arbitres et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, préparer les documents, acheter les produits frais et contrôler le matériel sportif. Cette checklist rassemble les 62 tâches et les 52 fournitures à prévoir pour ne rien découvrir trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le format du tournoi
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Envoyer l'invitation d'anniversaire
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'équipe
Planifier les arbitres
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la liste des participants
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Rassembler le matériel du tournoi
3 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les aires de compétition
3 personnes
Installer les buts de handball
4 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du buffet et des boissons
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accrocher les flèches et le programme
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les équipes
3 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les matchs
6 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwiches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Retirer les déchets et les caisses vides
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo d'anniversaire
2 personnes
Assurer le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tables de scoreqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Glacièresqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 4

Matériel de sport

Buts de handballqté 2
Ballons de handballqté 12
Ballons de handball de rechangeqté 4
Chasubles d’équipeqté 40
Cônes d'entraînementqté 30
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 2
Pendule de matchqté 2
Cônesqté 20
Filets de ballonqté 4
Pompe avec aiguillesqté 2
Piles de secours pour siffletqté 12
Médaillesqté 36
Trophée du gagnant
Prix du fair-play

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Étiquettes de table d'équipeqté 12
Affiches du programmeqté 12

Équipement

Mégaphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et le nombre d’équipes avant d’ouvrir les inscriptions : cela détermine le nombre de matchs, la durée du programme, les arbitres et les chasubles nécessaires.
Fermez les inscriptions au moins 10 jours avant le tournoi. Vous pourrez alors envoyer les confirmations d’équipe, recueillir les besoins alimentaires et établir un programme réaliste.
Préparez un responsable par zone : accueil, table de score, arbitrage, restauration et premiers secours. Prévoyez aussi un remplacement pour chaque poste afin de couvrir les pauses.
Contrôlez le matériel sportif la veille : buts, filets, ballons, ballons de rechange, sifflets, pendule de match, panneaux de score, cônes et pompe avec aiguilles.
Faites les achats en deux temps : les stocks non périssables peuvent être rangés quelques jours avant, tandis que les produits frais doivent être réfrigérés juste avant l’événement. Gardez les gobelets, assiettes, couverts réutilisables et bacs de tri au même endroit.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de handball du jubilé ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le tournoi. Fixez une date de clôture 10 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de traiter les inscriptions et de confirmer les équipes.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de handball ?: Prévoyez au minimum un arbitre par match programmé, plus une personne de réserve si plusieurs rencontres se jouent sur la même période. Finalisez le planning des arbitres au moins 7 jours avant le tournoi.
Quand préparer le programme et les formulaires de match ?: Établissez le programme dès que les inscriptions sont closes, idéalement 7 à 10 jours avant. Imprimez les formulaires de match et la liste des participants au plus tard la veille.
Quand installer les tables, les chaises et la zone d’accueil ?: Installez les tables pliantes, les chaises, la table d’inscription et les tables de score le jour même, environ 2 heures avant le premier match. Gardez le matériel d’accueil séparé du matériel sportif pour accélérer le contrôle sur place.

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