Checklist pour organiser un tournoi de golf

Un tournoi de golf demande un enchaînement précis : réserver le parcours, ouvrir les inscriptions, définir le format et préparer les départs. Cette checklist rassemble les 68 tâches et le matériel nécessaires, du premier contact avec les participants jusqu’à la remise des prix. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard, comme les handicaps, les voiturettes, les besoins alimentaires et le refroidissement des boissons. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et vérifier chaque détail avant le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Réserver le terrain de golf
Déterminer le format de l’épreuve
2 personnes
Fixer les heures de départ
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les handicaps
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Fixer les prix
Commander le catering
Commander les prix et les coupes
Réserver des voiturettes de golf
Demander des informations sur la piste
Répartir les bénévoles
2 personnes
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Publier la liste de départ
Informer les participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Remplir les dossiers du concours
2 personnes
Trier les balles de golf
2 personnes
Préparer les cartes de score
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Accrocher les affiches du concours
2 personnes
Vérifier les marquages de piste
2 personnes
Vérifier les starting-blocks
2 personnes
Préparer le traitement des scores
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Préparer la musique
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Expliquer la compétition
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Récupérer les cartes de score
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les gagnants
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Prononcer les remerciements
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Inventorier les restes
Envoyer les résultats
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 6
Housses de nappesqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Clubs de golfqté 12
Balles de golfqté 150
Teesqté 500
Porte-cartes de scoreqté 20
Télémètresqté 6
Parapluiesqté 12
Poteaux de pisteqté 18
Panneaux de départqté 4
Serviettes de golfqté 30
Voiturettes de golfqté 10

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiement

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Pains de glaceqté 20
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Ballonsqté 4
Bannièresqté 6
Décoration de tableqté 8
Badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Stylosqté 40
Porte-badgesqté 80

Catering

Courses

Conseils

Réservez le parcours et les voiturettes dès que la date est fixée. Pour un groupe nombreux, demandez immédiatement les horaires disponibles, les règles locales et les conditions d’utilisation du parcours.
Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines avant le tournoi et demandez dès le formulaire le handicap, les besoins alimentaires et la nécessité d’une voiturette. Cela évite de relancer les participants à la dernière minute.
Fixez le format, le règlement et les heures de départ avant de publier la liste définitive. Envoyez la liste de départ aux participants au plus tard 48 heures avant l’épreuve.
Prévoyez un responsable pour les cartes de score, les balles, les tees et les dossiers du concours. Triez le matériel et préparez les cartes la veille, plutôt que le matin du tournoi.
Vérifiez la météo 24 à 48 heures avant le départ et prévoyez les parapluies, les tentes et les glacières en conséquence. Refroidissez les boissons au moins 3 heures avant l’arrivée des participants et récupérez les prix dès qu’ils sont disponibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de golf ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le parcours, recueillir les inscriptions, vérifier les handicaps, commander le catering et les coupes, puis publier les départs 48 heures avant l’épreuve.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un tournoi de golf ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant le tournoi. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin de finaliser les équipes, les repas, les voiturettes et les horaires de départ.
Quand publier la liste de départ d’un tournoi de golf ?: Publiez-la au plus tard 48 heures avant le premier départ. Vérifiez auparavant les handicaps, les demandes de voiturette et les éventuels besoins alimentaires pour éviter des changements le jour même.
Combien de boissons prévoir pour un tournoi de golf ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour les premières heures, puis ajustez selon la durée et la météo. Faites refroidir les boissons au moins 3 heures avant l’accueil et gardez une réserve dans des glacières.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.