Checklist pour organiser un tournoi de dames

Un tournoi de dames demande plus qu’une salle et des jeux. Il faut fixer le format, suivre les inscriptions, préparer les pendules et prévoir un déroulé lisible pour les participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’installation des tables et de l’accueil. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés, comme les piles de rechange, la signalétique et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Commander les prix
Vérifier les jeux de dames
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les lots de prix
Imprimer le programme du tournoi
Imprimer les listes de participants
Créer l’itinéraire et la signalisation
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de dames
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les lots
Préparer les cartes de jeu
2 personnes

Événement

Tenir la table d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer le tournoi
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer les manches
3 personnes
Ranger les tables entre les services
2 personnes
Encadrer la finale
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Collecter les ensembles de dames
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de cateringqté 2
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Sets de damesqté 30
Pendules de jeu de damesqté 10
Pions de dames de réserveqté 6
Plateaux de dames de rechangeqté 3
Piles des pendules d'échecsqté 20

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Téléphone mobileqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Étiquettes nominativesqté 80

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vérifiez qu’il peut accueillir les tables de dames, la table d’inscription, la restauration et les chaises, avec une circulation suffisante entre les rangées.
Définissez le format et le rythme avant d’envoyer les invitations. Indiquez le nombre de rondes, l’heure d’accueil et l’heure prévue de fin afin de pouvoir confirmer les participants sur une base claire.
Contrôlez chaque pendule et chaque jeu avant le jour du tournoi. Prévoyez des piles, des pions de réserve et au moins un plateau de rechange pour éviter qu’une panne ou une pièce manquante ne bloque une partie.
Préparez les documents au plus tard la veille : programme, listes de participants, cartes de jeu et étiquettes nominatives. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les erreurs de dernière minute.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture du lieu. Installez séparément la table traiteur et la table d’inscription, puis placez la signalisation à l’extérieur et dans les zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, choisir le format et lancer les invitations. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer les documents et vérifier le matériel.
Combien de jeux de dames faut-il pour un tournoi ?: Comptez un jeu complet par table de jeu prévue, puis ajoutez 1 à 2 jeux de secours selon la taille du tournoi. Prévoyez aussi des pions et des plateaux de rechange, car une pièce perdue peut interrompre une ronde.
Quand confirmer les participants à un tournoi de dames ?: Faites une première relance 7 jours avant le tournoi et clôturez les confirmations 2 à 3 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’adapter les listes, les tables, les lots et les quantités de restauration.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de dames ?: Imprimez le programme et les listes, préparez les lots, vérifiez les pendules et rechargez ou remplacez leurs piles. Refroidissez les boissons si possible et regroupez les panneaux, étiquettes et cartes de jeu pour gagner du temps à l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.