Checklist pour organiser un tournoi de dames d’anniversaire

Un tournoi de dames d’anniversaire demande plus qu’une série de plateaux et de pions. Il faut verrouiller le format, les inscriptions et les horaires assez tôt pour éviter les tables vides ou les parties qui s’éternisent. Cette checklist de 52 tâches vous guide de la réservation du lieu jusqu’au réglage des pendules et à la remise des récompenses. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, résultats, stationnement et matériel de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu de jeu
2 personnes
Définir le format du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les prix et les souvenirs
2 personnes
Définir les responsables de match
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver l’espace de jeu
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Confirmer les participants
Préparer les prix et les récompenses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester les plateaux d’échecs et les horloges
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer les tables de jeu
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer les plateaux d’échecs
3 personnes
Répartir les disques de dames
2 personnes
Régler les horloges
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Accrocher les panneaux du tournoi
2 personnes

Événement

Accueil des bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième tour
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le troisième tour de jeu
3 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Encadrer la quatrième manche
3 personnes
Encadrer le cinquième tour
3 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les plateaux et les pendules
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer l’espace de jeu
3 personnes
Retourner le matériel de restauration
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de jeuqté 24
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription

Matériel de sport

Plateaux de damesqté 30
Pions de damesqté 30
Pendules de jeu de damesqté 30
Blocs-notesqté 60
Stylos de notationqté 60
Horloges de secoursqté 3
Jeux de dames de réserveqté 3
Cartes de numéro de passageqté 30
Feuilles de résultatsqté 60
Panneau d’affichage
Cônesqté 30

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphone mobileqté 2

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 6
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 12
Certificatsqté 60

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre de rondes, la durée prévue d’une partie et l’heure de fin souhaitée. Cela vous permet de calculer le nombre de tables, de responsables de match et de feuilles de résultats.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de préparer les badges nominatifs et d’ajuster le catering aux besoins alimentaires reçus.
Prévoyez une pendule de secours et un jeu de dames de réserve par tranche de 10 tables. Testez toutes les pendules et tous les plateaux avant l’installation, plutôt que de découvrir un défaut pendant la première ronde.
Gardez 30 minutes entre l’arrivée des joueurs et le début de la première partie. Ce créneau couvre l’inscription, les indications de stationnement, la répartition des places et les dernières questions sur le programme.
Préparez les récompenses avant le jour J et comptez-les deux fois : trophées, rubans et certificats doivent correspondre au format annoncé. Placez-les à la table de remise au moins 15 minutes avant la fin prévue.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames d’anniversaire ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez rapidement l’espace de jeu et le catering, puis gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, le programme et la répartition des bénévoles.
Combien de temps prévoir pour un tournoi de dames ?: Ajoutez 30 minutes d’accueil avant la première ronde, puis comptez la durée annoncée de chaque partie et environ 15 minutes pour les résultats et les récompenses. Prévoyez aussi une marge de 10 à 15 minutes entre les rondes si les résultats sont traités sur place.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un tournoi de dames anniversaire ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, avec une échéance d’inscription fixée au moins 7 jours avant l’événement. Relancez les invités non répondants 10 à 14 jours avant le tournoi.
Quel matériel prévoir pour un tournoi de dames anniversaire ?: Prévoyez un plateau, un jeu de pions et une pendule par table de jeu, plus au minimum une pendule et un jeu de réserve pour 10 tables. Ajoutez les feuilles de résultats, les stylos, les numéros de passage et un panneau d’affichage pour suivre les rondes.

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