Checklist voor een jubileumdamtoernooi organiseren
Een jubileumdamtoernooi vraagt om meer voorbereiding dan alleen genoeg damborden neerzetten. Je moet vroeg het format, de speelruimte, wedstrijdleiders en catering vastleggen, en daarna de inschrijvingen vertalen naar een werkbaar schema. Controleer in de laatste week niet alleen de deelnemerslijst, maar ook klokken, reserveborden, formulieren en stroompunten. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat registratie, indeling of prijsuitreiking op de dag zelf vertraging oplevert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en speellocatie bevestigen
2 personen
Toernooiformat vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en herinneringen bestellen
2 personen
Wedstrijdleiders vastleggen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Speelruimte reserveren
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Indeling vrijwilligers maken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Prijzengeld en prijzen klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Damborden en klokken testen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Speeltafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Damborden klaarzetten
3 personen
Damschijven verdelen
2 personen
Klokken instellen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Toernooiborden ophangen
2 personen
Event
Ontvangst vrijwilligers
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startinstructies geven
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Derde speelronde begeleiden
3 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Vierde speelronde begeleiden
3 personen
Vijfde speelronde begeleiden
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Damborden en klokken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Speelruimte schoonmaken
3 personen
Cateringmateriaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Speeltafelsaantal 24
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
Sportmateriaal
- Dambordenaantal 30
- Damschijvenaantal 30
- Damklokkenaantal 30
- Notatieblokkenaantal 60
- Notatiepennenaantal 60
- Reserveklokkenaantal 3
- Reservedambordenaantal 3
- Speelnummerkaartenaantal 30
- Uitslagenformulierenaantal 60
- Prikbord
- Pionnenaantal 30
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele telefoonaantal 2
Verlichting
- Tafellampenaantal 6
Decoratie
- Jubileumbanneraantal 2
- Vlaggetjeslijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 50
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafelkledenaantal 6
- Prijstrofeeënaantal 6
- Medaillelintenaantal 12
- Certificatenaantal 60
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handvegersaantal 2
- Vuilnisgrijpersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het toernooiformat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld in het aanmeldformulier meteen de uiterste inschrijfdatum, dieetwensen en eventuele informatie die nodig is voor de indeling.
- Plan de registratie minimaal 45 minuten voor de eerste partij. Zet de registratietafel bij de ingang, leg naamkaartjes en deelnemerslijst klaar en houd wijzigingen met een laptop of geprinte lijst bij.
- Test alle damborden en klokken uiterlijk één week vooraf. Controleer per speeltafel de werking en leg minstens één reserveklok en één reservebord apart op een vaste plek.
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print het schema, de uitslagenformulieren en de speelnummerkaarten en hang een extra exemplaar op het prikbord.
- Werk de opbouw uit met vaste aantallen per tafel: plaats eerst de speeltafels en stoelen, leg daarna per bord de damschijven, notatieblokken en pennen klaar. Controleer vóór opening ook verlengkabels, stekkerdozen en tafellampen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumdamtoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de speelruimte, leg het format vast, vraag wedstrijdleiders en catering aan en open de inschrijving. Bestel prijzen en herinneringen uiterlijk 4 weken voor het toernooi.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een jubileumdamtoernooi sluiten?
- Sluit de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen voor de speeldag. Zo heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, de deelnemerslijst te controleren, het wedstrijdschema te maken en deelnemers definitief te bevestigen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een damtoernooi?
- Reken voor een volledige opbouw minstens 2 uur, inclusief tafels, stoelen, borden, klokken, registratie en catering. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van de zaal en test alle klokken vóór de eerste partij.
- Wat moet ik op de dag zelf klaarleggen voor een jubileumdamtoernooi?
- Leg per speeltafel een dambord, damschijven, damklok, notatieblok, pen en speelnummerkaart klaar. Houd reserveklokken, reserveborden, uitslagenformulieren, naamkaartjes, prijstrofeeën en certificaten apart bij de registratie- of wedstrijdleidingstafel.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!