Checklist para organizar un torneo de damas de aniversario
Un torneo de damas de aniversario necesita coordinar partidas, participantes y celebración sin que una cosa interrumpa a la otra. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del espacio hasta la colocación de cada tablero, reloj y hoja de resultados. El calendario de competición y la distribución de voluntarios deben estar listos antes del día del torneo. También conviene cerrar con tiempo el catering, los premios, las preferencias dietéticas y la información de aparcamiento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y el lugar de juego
2 personas
Definir el formato del torneo
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Encargar premios y recuerdos
2 personas
Asignar los árbitros
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar el espacio de juego
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Crear la distribución de voluntarios
2 personas
Confirmar participantes
Dejar listos los premios y el dinero del premio
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Probar los tableros de damas y los relojes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Colocar las mesas de juego
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar los tableros de damas
3 personas
Repartir fichas de damas
2 personas
Ajustar los relojes
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar los carteles del torneo
2 personas
Evento
Recepción de voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
Guiar la primera ronda
3 personas
Procesar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Dirigir la segunda ronda
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la tercera ronda
3 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Coordinar la cuarta ronda
3 personas
Coordinar la quinta ronda
3 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger los tableros y relojes de damas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar el área de juegos
3 personas
Devolver el material de catering
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de juegocant. 24
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
Material deportivo
- Tableros de damascant. 30
- Fichas de damascant. 30
- Relojes de ajedrezcant. 30
- Bloc de notascant. 60
- Rotuladores de anotacióncant. 60
- Relojes de reservacant. 3
- Tableros de damas de reservacant. 3
- Tarjetas con números de juegocant. 30
- Hojas de resultadoscant. 60
- Tablón de anuncios
- Conoscant. 30
Equipo
- Portátil
- Impresora
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Teléfono móvilcant. 2
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Decoración
- Banner de aniversariocant. 2
- Guirnaldas de banderinescant. 6
- Globoscant. 50
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mantelescant. 6
- Troféos de premiocant. 6
- Cintas de medallacant. 12
- Certificadoscant. 60
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobas de manocant. 2
- Recogedores de basuracant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el espacio de juego antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar en la invitación el horario, el aparcamiento y el número real de mesas disponibles.
- Define el formato y prepara el calendario de competición cuando la lista de participantes esté confirmada. Imprime también tarjetas con números de juego y hojas de resultados para evitar improvisaciones entre rondas.
- Prueba todos los tableros y relojes al menos 24 horas antes. Reserva varios tableros y relojes adicionales, y comprueba que regletas, alargadores, portátil e impresora funcionan en la sala.
- Asigna árbitros y voluntarios con funciones concretas antes del evento: registro, control de resultados, cambios de mesa y atención al catering. Una distribución escrita evita dejar una mesa sin supervisión durante las partidas.
- Prepara premios, dinero del premio, trofeos, cintas y certificados en un punto de control el día anterior. Coloca la mesa de registro, las tarjetas de nombre y el tablón de anuncios antes de que llegue la primera participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar un torneo de damas de aniversario?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el espacio, define el formato y abre las inscripciones; durante las dos últimas semanas confirma participantes, catering, árbitros y voluntarios.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del torneo?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Ese margen permite elaborar el calendario de competición, asignar mesas, encargar catering y preparar tarjetas, hojas de resultados y premios.
- ¿Cuántos tableros y relojes de damas necesito?
- Calcula un tablero y un reloj por mesa de juego activa, más al menos 2 unidades de reserva de cada tipo. Prueba todo 24 horas antes y deja los repuestos identificados cerca de la organización.
- ¿Qué debo enviar a las participantes antes del torneo?
- Envía la confirmación final entre 3 y 5 días antes. Incluye fecha, horario de llegada, lugar, aparcamiento, formato de competición, datos de contacto y cualquier indicación sobre preferencias dietéticas o catering.
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