Checklist pour organiser un tournoi de curling

Un tournoi de curling se prépare d’abord sur la glace, puis autour de la glace. Réservez la piste avant d’envoyer les invitations, car le nombre de pistes détermine le format des matchs et la taille des équipes. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel sportif et les personnes qui encadreront les rencontres. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux badges, feuilles de match, médailles et au catering portionné le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
Réserver la piste de curling
Commander le catering
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Préparer les règles du jeu
Planifier les accompagnateurs
Vérifier les besoins en matériel
2 personnes
Commander les prix et médailles
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Confirmer définitivement la restauration
Vérifier le nombre de participants
Envoyer le briefing des bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la répartition des équipes
Créer les badges des participants
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Portionner le catering
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le matériel de curling
3 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les capitaines d’équipe
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Guider les équipes vers les postes
3 personnes
Animer la ronde d'ouverture
4 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Mettre à jour le programme des matchs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer les manches intermédiaires
4 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer la finale
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les médailles et les prix
2 personnes
Encadrer le départ des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
Ranger le matériel
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Laisser le lieu propre
3 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Matériel de sport

Pierres de curlingqté 32
Balais de curlingqté 16
Patinsqté 40
Chaussures de curlingqté 40
Blocs de départqté 8
Giletsqté 40
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Mètres rubansqté 4
Siffletsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 6

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Affiches du matchqté 4
Nappesqté 8
Badges des participantsqté 50
Porte-badgesqté 50
Médaillesqté 12
Trophées pour les gagnantsqté 3
Rubansqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Éléments pharesqté 3
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampes à batterieqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la piste avant de fixer définitivement le nombre d’équipes : prévoyez le planning des matchs selon le nombre de pistes disponibles et la durée réelle de chaque rencontre.
Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis reconfirmez le nombre de participants avec le traiteur quelques jours avant le tournoi. Gardez une marge pour les changements de dernière minute.
Préparez les équipes et la répartition des matchs avant l’arrivée des joueurs. Imprimez au moins un exemplaire des feuilles de match et de la composition des équipes par zone de jeu.
Ne laissez pas le briefing des bénévoles au matin même : envoyez les rôles, les horaires et les points de contact au minimum 3 jours avant. Précisez qui gère les scores, le matériel, l’accueil et le catering.
Testez le micro, la musique, l’ordinateur et le vidéoprojecteur avant l’ouverture des portes. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises afin de ne pas improviser un branchement près de la glace.2

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de curling ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la piste, recueillir les inscriptions, former les équipes, commander les médailles et confirmer la restauration.
Quand envoyer les invitations pour un tournoi de curling ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 2 semaines avant le tournoi pour établir les équipes et le planning des matchs.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de curling ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 responsable du matériel et 1 personne par zone de jeu pour les scores et les feuilles de match. Ajoutez une personne dédiée au catering si vous attendez plus de 30 participants.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Faites une première commande après la clôture des inscriptions, puis confirmez le nombre définitif 3 à 5 jours avant le tournoi. Préparez ensuite les portions et les boissons avant l’arrivée des joueurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.