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Checklist pour organiser un tournoi de basket

Un tournoi de basket se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le format, puis les inscriptions, le calendrier et les équipes sur place. Prévoyez aussi les détails qui posent souvent problème au dernier moment, comme les besoins alimentaires, les cautions, le stationnement et les feuilles de match. Cette checklist couvre les 65 tâches et 62 articles nécessaires, du premier contact avec les équipes au remplissage des glacières.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Définir le format du tournoi

    2 personnes

  • Consigner le règlement du concours

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Inscrire les équipes

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les données des participants

    2 personnes

  • Établir le planning des matchs

    2 personnes

  • Finaliser les arbitres

  • Planifier les tables

  • Établir le planning des bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les infos de parking

  • Envoyer la lettre aux participants

  • Confirmer les modalités de caution

  • Inventorier le matériel sportif

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Acheter des boissons et des snacks

    2 personnes

  • Acheter des produits frais

    2 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Imprimer les formulaires de match

  • Imprimer la liste des participants

  • Préparer les prix

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Vérifier le sol et les paniers

    2 personnes

  • Délimiter le terrain de jeu

    3 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer la table des scores

    2 personnes

  • Préparer le matériel de sport

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les panneaux d'orientation

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les équipes

    3 personnes

  • Confirmer la répartition des équipes

    2 personnes

  • Ouverture et explication

    2 personnes

  • Encadrer les matchs

    6 personnes

  • Suivre les scores

    2 personnes

  • Échanger le matériel de compétition

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Ravitaillement des encas de pause

    2 personnes

  • Annoncer les finalistes

  • Encadrer la finale

    4 personnes

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel sportif

    3 personnes

  • Ranger le mobilier

    4 personnes

  • Emballer les aliments en toute sécurité

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    2 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Vérifier le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 80
  • Table de scoreqté 2
  • Tentes de réceptionqté 2
  • Poteaux de balisageqté 12

Matériel de sport

  • Ballons de basketqté 12
  • Chasubles d’entraînementqté 40
  • Cônesqté 24
  • Marquage au solqté 2
  • Filets de ballonqté 2
  • Sacs de ballesqté 2
  • Pompes à ballonsqté 3
  • Valves de rechangeqté 20
  • Sifflets d’arbitreqté 6
  • Cordons de siffletqté 6
  • Chronomètresqté 4
  • Panneaux de scoreqté 2
  • Chronomètresqté 2
  • Maillots de compétitionqté 2
  • Serviettesqté 12

Équipement

  • Enceintes mobilesqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Lampes rechargeablesqté 4
  • Batteries externesqté 3

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 120
  • Assiettes réutilisablesqté 100
  • Couverts réutilisablesqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 3
  • Théièresqté 2

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 3
  • Nappesqté 8
  • Papier aluminiumqté 2
  • Boîtes de conservationqté 12

Bureau

  • Presse-papiersqté 8
  • Stylos à billeqté 30
  • Marqueursqté 12
  • Ruban de papierqté 6
  • Marqueurs permanentsqté 12
  • Dossiers de matchqté 8
  • Certificats de prixqté 12

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Poches de glaceqté 12
  • Gilets pour le personnelqté 12

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Ballonsqté 100
  • Ruban pour ballonsqté 2
  • Panneau d’accueil

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balaisqté 3
  • Pelles à poussièreqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Chariots de ménage

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le format du tournoi avant d’ouvrir les inscriptions : nombre d’équipes, durée des matchs, règles et système de classement doivent apparaître dans le règlement envoyé aux participants.
  • Fermez les inscriptions assez tôt pour établir le planning des matchs, confirmer les arbitres et répartir les bénévoles. Gardez une liste vérifiée des participants et des équipes plutôt qu’un simple export de formulaire.
  • Contrôlez le matériel sportif au moins 48 heures avant le tournoi : ballons, pompes, valves de rechange, sifflets, chronomètres, panneaux de score et marquage au sol doivent être regroupés au même endroit.
  • Ne laissez pas l’accueil au jour même : imprimez les formulaires de match et la liste des participants, préparez les prix et envoyez les informations de parking ainsi que les modalités de caution à l’avance.
  • Calculez les boissons et les snacks selon l’effectif confirmé, puis remplissez les glacières avant l’arrivée des équipes. Vérifiez séparément les produits frais et les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de basket ?
Ouvrez le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant la date du tournoi. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de vérifier les données des participants et de relancer les équipes incomplètes.
Combien de temps avant faut-il établir le planning des matchs ?
Finalisez le planning environ 7 jours avant le tournoi, une fois les équipes inscrites et le format confirmé. Envoyez ensuite les horaires aux participants et gardez une version imprimée pour la table de score.
Quand confirmer les arbitres et les bénévoles ?
Confirmez les arbitres et le planning des bénévoles au plus tard 10 jours avant l’événement. Prévoyez aussi une liste de contacts et les horaires de présence pour éviter les postes non couverts.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de basket ?
La veille, vérifiez le lieu, le matériel sportif, les tables, les chaises, la sonorisation, les rallonges et les multiprises. Imprimez les documents, préparez les prix et remplissez les glacières avant l’installation.

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