Checklist voor een goed georganiseerd schaaktoernooi

Een schaaktoernooi organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen borden en klokken klaarzetten. Je moet vooraf het formaat, de inschrijving, het reglement en de prijzen vastleggen, en op de dag zelf ook de indeling, registratie en catering beheersen. Plan materiaalcontroles ruim vóór de start: ontbrekende klokken of een niet-geteste toernooisoftware zorgen direct voor vertraging. Deze checklist helpt je het toernooi in de juiste volgorde voor te bereiden, van locatie en uitnodigingen tot de opening van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Prijzengeld vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdreglement versturen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Prijzen bestellen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Schaaksets controleren
2 personen
Schaakklokken testen
2 personen
Toernooisoftware testen
Deelnemers bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Scoreformulieren printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Indeling voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Schaakborden klaarleggen
3 personen
Klokken instellen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Prijstafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Toernooi uitleggen
Eerste ronde begeleiden
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede ronde begeleiden
2 personen
Derde ronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Vierde ronde begeleiden
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Vijfde ronde begeleiden
2 personen
Zesde ronde begeleiden
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Schaakmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven catering koelen
Locatie afsluiten
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Speeltafelsaantal 32
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Cateringtafelsaantal 3
Prijstafel

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 32
Schaakstukkenaantal 32
Schaakklokkenaantal 32
Reservebordenaantal 2
Reserveklokkenaantal 2

Kantoorartikelen

Scoreformulierenaantal 250
Pennenaantal 80
Potlodenaantal 40
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Printerpapieraantal 2
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
WiFi-router

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Toernooibanner
Tafelkledenaantal 6
Rondebordjesaantal 32

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het toernooiformaat voordat je de uitnodigingen verstuurt. Leg ook vast hoeveel rondes, hoeveel bedenktijd en welke tiebreakregels gelden, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn.
Sluit de inschrijving niet pas op de toernooidag. Controleer de deelnemerslijst enkele dagen eerder, verwerk dieetwensen en stuur het wedstrijdreglement samen met de definitieve deelnamebevestiging.
Test schaakklokken en toernooisoftware minimaal één dag vooraf. Leg daarnaast reserveborden en reserveklokken apart klaar; zo kun je een defect materiaalstuk binnen een minuut vervangen.
Maak de indeling en deelnemersbadges vóór het openen van de locatie. Houd bij de registratietafel scoreformulieren, pennen, naamstickers en een actuele deelnemerslijst bij de hand.
Zet catering en dranken pas klaar nadat de speeltafels logisch zijn opgesteld. Reserveer een aparte tafel voor prijzen en een aparte plek voor registratie, zodat spelers niet tussen de partijen door hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel schaakborden heb ik nodig voor een schaaktoernooi?: Reken één schaakbord per partij. Bij 32 deelnemers heb je dus 16 borden nodig voor de eerste ronde. Leg daarnaast minstens 1 à 2 reserveborden klaar voor beschadiging of ontbrekende onderdelen.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een schaaktoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 7 dagen vóór het toernooi. Zo houd je tijd over om de deelnemerslijst te controleren, de indeling voor te bereiden, badges te maken en cateringhoeveelheden te berekenen.
Hoeveel schaakklokken zijn nodig bij 24 deelnemers?: Bij 24 deelnemers spelen 12 partijen tegelijk, dus heb je 12 schaakklokken nodig. Neem minimaal 1 of 2 reserveklokken mee en test alle klokken uiterlijk de dag vóór de start.
Hoe vroeg moet ik een schaaktoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het formaat en het prijzengeld. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk; plan de laatste week voor bevestigingen, materiaaltests, prijzen en boodschappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.