Checklist: teambuildingdag voor 30 deelnemers organiseren

Voor 30 deelnemers moet je vooral de planning, groepsindeling en catering op elkaar afstemmen. Leg datum, locatie en activiteiten eerst vast en verzamel dieetwensen voordat je bestelt. Werk daarna het programma uit, verdeel deelnemers over teams en controleer welke materialen per onderdeel nodig zijn. Deze checklist helpt je om de voorbereiding te spreiden en voorkomt dat vervoer, een binnenprogramma of praktische spullen pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Teambuildingactiviteiten reserveren
Catering en dieetopties reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
Teams voor activiteiten indelen
2 personen
Dagprogramma uitwerken
Activiteiten en tijden bevestigen
Weerscenario controleren
Binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Benodigdheden inventariseren
Ontbrekende materialen bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
Teamindeling afdrukken
Spelregels afdrukken
Muziek en presentaties testen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Materialen per activiteit inpakken
2 personen
Cateringhoeveelheden controleren
Locatie openen
2 personen
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Activiteitenstations opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
Ontvangstmaterialen klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma toelichten
Teams bekendmaken
Eerste teamactiviteit begeleiden
3 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede teamactiviteit begeleiden
3 personen
Activiteitenmateriaal wisselen
3 personen
Derde teamactiviteit begeleiden
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Borden en bestek verzamelen
2 personen
Finaleactiviteit begeleiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Dessert en koffie serveren
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Buffettafels schoonmaken
2 personen
Activiteitenmateriaal opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Borg en apparatuur controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 34
Buffettafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 4

Servies

Bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 40
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Scharenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 6
Touwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 6
Blinddoekenaantal 10
Stopwatchesaantal 4
Teamvlaggenaantal 6

Kantoorartikelen

Flip-oversaantal 3
Flip-overblokkenaantal 3
Stiftenaantal 30
Pennenaantal 40
Plakbriefjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 35
Programma-afdrukkenaantal 35
Spelregelkaartenaantal 12

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Tafeldecoratieaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en activiteiten minimaal 6 weken vooraf vast. Controleer meteen of er een binnenprogramma nodig is bij regen en of de locatie voldoende tafels, stoelen en ruimte voor 30 deelnemers heeft.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef de cateraar uiterlijk 7 dagen voor de teambuildingdag het definitieve aantal door. Houd daarna enkele extra porties en voldoende water achter de hand.
Maak de definitieve deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf en deel de teams daarna in. Print de teamindeling en spelregels naast de naamkaartjes, zodat deelnemers bij aankomst niet op hun telefoon hoeven te zoeken.
Pak activiteitenmateriaal per onderdeel apart in: bijvoorbeeld pionnen, touwen, hoepels, zachte ballen, blinddoeken en stopwatches. Test muziek, presentaties en de Bluetoothspeaker uiterlijk de dag ervoor en leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks klaar.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse boodschappen de dag ervoor. Koel dranken op tijd, controleer borden, glazen, kopjes, bestek en serveermateriaal en zet cateringhoeveelheden af tegen de definitieve lijst van 30 deelnemers.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een teambuildingdag voor 30 personen organiseren?: Leg datum, locatie en activiteiten bij voorkeur 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de dag een bruikbare tussenstand van de aanmeldingen hebt.
Hoeveel teams maak je voor 30 deelnemers bij teambuilding?: Maak meestal 5 teams van 6 personen of 6 teams van 5 personen. Kies de indeling uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, nadat afmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Wanneer moet de catering voor 30 deelnemers definitief worden bevestigd?: Bevestig het definitieve aantal en de dieetopties uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer de hoeveelheden nogmaals 2 tot 3 dagen voor de teambuildingdag, vooral als er late afmeldingen zijn.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een teambuildingdag?: Controleer het weerscenario uiterlijk 48 uur vooraf en zet dan het binnenprogramma klaar. Controleer of alle onderdelen binnen passen en leg materialen, tafels, stoelen en techniek op een vaste plek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.