Organiser un stage de badminton sans rien oublier
Un stage de badminton demande plus qu’une réservation de gymnase et quelques terrains. Il faut cadrer les inscriptions, répartir les joueurs par niveau, préparer les matchs et transmettre les bonnes informations avant le jour J. Cette checklist de 56 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations au rangement du matériel. Vous y trouverez aussi les équipements à prévoir pour l’accueil, la restauration et l’installation des terrains.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le gymnase
Réserver les terrains de badminton
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les autorisations
2 personnes
Finaliser la liste des participants
Répartir les équipes et les niveaux
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer le programme aux participants
Envoyer les infos météo et voyage
Commander les courses
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Marquer les raquettes et les filets
2 personnes
Imprimer les cartes de compétition
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier l’entrée et les vestiaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les terrains de badminton
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Donner l’entraînement de badminton
5 personnes
Animer la pause eau
2 personnes
Encadrer les tours du tournoi
6 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Encadrer les jeux du soir
4 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel de badminton
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Remettre les clés et les badges d’accès
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer le message aux participants
Gérer les factures et la caution
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Raquettes de badmintonqté 24
- Volants de badmintonqté 100
- Filets de badmintonqté 6
- Poteaux de filetqté 12
- Ruban de balisageqté 6
- Cônesqté 24
- Chasubles sportivesqté 24
- Siffletsqté 6
- Chronomètresqté 4
- Panneaux de scoreqté 6
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 50
- Louchesqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
Catering
- Distributeurs d'eauqté 3
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Courses
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 4
- Casseroles à soupeqté 2
Décoration
- Panneau d’accueil
- Assiettes rondesqté 40
- Étiquettes nominativesqté 40
- Stylosqté 20
- Prixqté 12
Équipement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Poubellesqté 6
Conseils
- Réservez d’abord le gymnase et les terrains, puis vérifiez les autorisations nécessaires. Gardez une marge d’au moins 2 à 3 semaines avant l’ouverture des inscriptions pour régler les contraintes administratives.
- Fermez les inscriptions avant d’établir les équipes et les niveaux. Envoyez ensuite le programme final aux participants au moins 3 jours avant le stage, avec les horaires, les consignes de voyage et les informations météo.
- Prévoyez un responsable pour le matériel sportif : raquettes, volants, filets, poteaux, cônes, chasubles, sifflets et chronomètres doivent être vérifiés avant l’arrivée des joueurs. Marquez les raquettes et les filets pour accélérer la remise en place.
- Ne laissez pas les besoins alimentaires pour la dernière minute. Recueillez-les pendant l’inscription, commandez les courses après la clôture des participants et placez les produits réfrigérés au frais dès leur récupération.
- Faites le briefing des bénévoles avant l’ouverture du gymnase. Répartissez clairement l’accueil, les vestiaires, les tables, les scores et le montage des terrains afin que tout soit prêt avant le premier match.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un stage de badminton ?
- Ouvrez le formulaire dès que le gymnase, les terrains et les horaires sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le stage. Fixez une date de clôture au moins 5 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et répartir les niveaux.
- Combien de temps faut-il pour installer les terrains de badminton ?
- Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants pour monter les filets, placer les poteaux, vérifier les limites et installer les panneaux de score. Ajoutez 30 minutes si les bénévoles ne connaissent pas la salle.
- Quand envoyer le programme aux participants ?
- Envoyez le programme final 3 jours avant le stage, après la répartition des équipes et des niveaux. Rappelez les horaires, l’entrée du gymnase, les vestiaires, les informations de voyage et les éventuelles consignes météo.
- Combien de bénévoles faut-il pour organiser un stage de badminton ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 personne pour la coordination sportive. Pour plusieurs terrains ou un groupe important, répartissez aussi le suivi des scores, des vestiaires et du ravitaillement, puis faites un briefing de 15 à 20 minutes avant l’ouverture.
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