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Checklist pour organiser un stage d’athlétisme

Un stage d’athlétisme demande plus qu’un programme d’entraînement et du matériel sportif. Il faut coordonner les inscriptions, les autorisations, les groupes, les encadrants, les épreuves et la sécurité, puis préparer l’accueil et les repas. Cette checklist de 64 tâches et 49 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre. Les points souvent oubliés, comme les contacts d’urgence, les dossards ou la vérification de la météo, sont intégrés au plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Collecter les formulaires d’autorisation

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence

  • Créer la répartition des participants

    2 personnes

  • Répartir les formateurs et les encadrants

    2 personnes

  • Élaborer le programme d’entraînement

    2 personnes

  • Définir les épreuves de la compétition

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les informations aux participants

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rassembler le matériel sportif

    3 personnes

  • Vérifier le matériel sportif

    2 personnes

  • Imprimer les dossards et les listes

  • Réapprovisionner le matériel de premiers secours

  • Trier le matériel par section

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer les paniers-repas

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Délimiter les terrains de sport

    4 personnes

  • Installer les épreuves d’athlétisme

    4 personnes

  • Tester le son et le micro

    2 personnes

  • Balisage vers les toilettes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Animer l'échauffement

    3 personnes

  • Encadrer l’entraînement de sprint

    4 personnes

  • Encadrer l’épreuve de lancer

    4 personnes

  • Animer l'épreuve de saut

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Distribuer des fruits et des snacks

    2 personnes

  • Expliquer le relais

    2 personnes

  • Encadrer le relais

    5 personnes

  • Servir le déjeuner

    4 personnes

  • Collecter la vaisselle

    2 personnes

  • Animer les activités de pause

    3 personnes

  • Disposer les éléments du concours

    3 personnes

  • Encadrer les matchs

    6 personnes

  • Enregistrer les résultats

    2 personnes

  • Vérifier les points d’eau

    2 personnes

  • Préparer les prix

    2 personnes

  • Animer la remise des prix

    3 personnes

  • Servir les en-cas du soir

    3 personnes

  • Accompagner les départs

    4 personnes

Suivi

  • Ranger le matériel sportif

    4 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vérifier le matériel emprunté

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Trier les restes alimentaires

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 50
  • Table d'inscription
  • Poubellesqté 6

Matériel de sport

  • Témoins de relaisqté 12
  • Blocs de départqté 8
  • Haiesqté 12
  • Cônesqté 40
  • Lignes de marquageqté 2
  • Mètres rubansqté 4
  • Chronomètresqté 6
  • Lancesqté 6
  • Boules de lancerqté 6
  • Mедecine ballsqté 8
  • Cordes à sauterqté 20
  • Cerceaux d’entraînementqté 20
  • Ballons d’entraînementqté 12
  • Sifflets à mainqté 8
  • Panneaux de scoreqté 4
  • Presse-papiersqté 6
  • Sets de stylosqté 6
  • Numéros de départqté 50
  • Prixqté 12

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 60
  • Assiettes réutilisablesqté 60
  • Couverts réutilisablesqté 60
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 3

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4

Équipement

  • Système de sonorisation mobile
  • Micro sans fil
  • Rallongesqté 3
  • Multiprisesqté 3

Éclairage

  • Lampes d'extérieurqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Flèches directionnellesqté 12
  • Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Trousse de premiers secoursqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par confirmer la date et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser le temps de traiter les inscriptions et de récupérer les formulaires d’autorisation. Prévoyez une date limite claire, idéalement 10 à 14 jours avant le stage.
  • Regroupez les informations des participants avant de créer les groupes : niveau, besoins alimentaires et coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence. Gardez une liste imprimée à l’accueil et une copie accessible aux encadrants.
  • Préparez un programme avec des horaires précis pour les entraînements, les pauses et les épreuves. Attribuez chaque groupe à un formateur ou encadrant et vérifiez que les blocs de départ, haies, témoins, cônes et lignes de marquage correspondent bien aux ateliers prévus.
  • Ne laissez pas les achats et la vérification du matériel à la veille du stage. Contrôlez les chronomètres, mètres rubans, sifflets, panneaux de score et fournitures de premiers secours au moins 48 heures avant l’installation.
  • Le jour J, installez d’abord la table d’inscription, les tentes, les tables et les chaises, puis triez le matériel par section. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas ou paniers-repas avant l’arrivée des participants pour éviter de mobiliser les encadrants pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un stage d’athlétisme ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord le lieu et les réservations, puis lancez les inscriptions et préparez progressivement le programme, les groupes et le matériel.
Quand demander les autorisations parentales pour un stage d’athlétisme ?
Demandez-les au moment de l’inscription, idéalement 3 à 4 semaines avant le stage. Fixez une date limite située 10 à 14 jours avant le début afin de relancer les familles et de finaliser la liste des participants.
Combien d’encadrants prévoir pour un stage d’athlétisme ?
Répartissez les participants entre les formateurs et encadrants selon leur niveau, leur âge et les ateliers simultanés. Prévoyez au minimum un responsable par groupe et ajoutez un encadrant disponible pour les transitions, les pauses et les imprévus.
Quand vérifier le matériel et la météo avant le stage ?
Contrôlez tout le matériel sportif au moins 48 heures avant le début et consultez les prévisions à 3 jours, puis à nouveau la veille. Cela laisse le temps de remplacer un équipement manquant, d’adapter les épreuves ou de prévoir les tentes nécessaires.

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