Checklist pour organiser un spectacle d’improvisation

Un spectacle d’improvisation demande plus qu’une troupe et une scène. Il faut verrouiller la date et la salle, réserver les artistes et techniciens, puis coordonner billetterie, communication, accueil et technique. Cette checklist regroupe 79 tâches et 53 éléments à prévoir, du premier échange avec le lieu jusqu’à son ouverture le jour J. Suivez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les besoins alimentaires, le paiement des inscriptions et le matériel audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
Définir la prestation et la capacité
2 personnes
Réserver les artistes et les techniciens
Confirmer les réservations
Rédiger le texte promotionnel
Créer l’image promotionnelle
Publier la page de l'événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Ouvrir la billetterie
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Commander le catering
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Envoyer les informations au public
Vérifier les inscriptions et le paiement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler la décoration et le matériel
2 personnes
Sélectionner les accessoires
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Délimiter l’aire de jeu
2 personnes
Installer le décor derrière l’aire de jeu
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Préparer les accessoires
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Faire le briefing des artistes
2 personnes
Réaliser la répétition technique
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public jusqu'à la salle
2 personnes
Annoncer le début du spectacle
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Rassembler les missions de jeu
Assurer le service des pauses
3 personnes
Animer les questions du public
Animer les adieux et le verre de clôture
3 personnes
Rendre les vestes
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Emballer les accessoires et la déco
3 personnes
Démonter la lumière et le son
3 personnes
Nettoyer l'espace vestiaire
2 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Vérifier et recharger le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec autorisation
Traiter les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 120
Nappesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Mixeur audio
Ordinateur portable
Boîtier DI
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Fond de scène
Tapis de scèneqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Crochets adhésifsqté 20
Étiquettes nominativesqté 120
Marqueursqté 12
Feuilles de paperboardqté 30
Chevalet de conférence

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Couteaux à painqté 3

Vaisselle

Verres à boireqté 130
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8

Matériel de sport

Accessoires d’improvisation
Balles de jeu souplesqté 6
Cerceauxqté 3
Foulards colorésqté 12
Accessoires de costume

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez la capacité de la salle avant d’ouvrir la billetterie : elle détermine le nombre de places vendables, de chaises et de personnes à accueillir.
Réservez les artistes et les techniciens suffisamment tôt, puis envoyez-leur un briefing écrit avant le spectacle avec les horaires, le déroulé et les besoins techniques.
Ne commandez pas le catering au dernier moment : recensez les besoins alimentaires, calculez les quantités selon les inscriptions et confirmez la commande avant le jour J.
Testez la chaîne audio sur place, des microphones sans fil au mixeur, et prévoyez les rallonges, multiprises, piles de rechange et le ruban gaffer pour les câbles.
Préparez l’accueil avant l’ouverture du lieu : vérifiez les inscriptions et les paiements, installez les panneaux indicateurs, les porte-manteaux et le panneau d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle d’improvisation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour confirmer la date, la salle, les artistes, les techniciens et la communication. Gardez les derniers 3 à 5 jours pour les confirmations, les courses et le contrôle du matériel.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle d’improvisation ?: Ouvrez-la dès que la date, la salle, la capacité et la prestation sont confirmées, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Cela vous laisse le temps de traiter les inscriptions et de calculer le catering.
Quel matériel technique prévoir pour un spectacle d’improvisation ?: Prévoyez au minimum des microphones sans fil, des pieds de micro, un mixeur audio, un ordinateur portable, un boîtier DI et des câbles adaptés. Ajoutez des rallonges, multiprises, goulottes ou ruban gaffer, puis faites un test complet avant l’arrivée du public.
Quand ouvrir la salle le jour du spectacle ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’accueil du public pour récupérer les clés, installer la scène, les chaises, l’éclairage et la signalétique. Gardez ensuite 30 minutes pour vérifier les inscriptions, le son et les derniers détails du déroulé.

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