Checklist para organizar un espectáculo de improvisación

Organizar un espectáculo de improvisación requiere coordinar artistas, técnicos, público y espacio en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar el salón y definir el aforo antes de abrir la venta de entradas. Después tendrás que cerrar el programa, preparar la promoción, confirmar las necesidades técnicas y organizar el catering según las inscripciones. Esta checklist reúne 79 tareas y 53 materiales para llegar al día del evento con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el salón
Definir la presentación y la capacidad
2 personas
Contratar artistas y técnicos
Confirmar las reservas
Escribir texto promocional
Crear imagen promocional
Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Abrir la venta de entradas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Pedir el catering
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Enviar briefing a los artistas
Enviar información al público
Comprobar inscripciones y pago
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir decoración y materiales
2 personas
Seleccionar utilería
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Marcar el área de juego
2 personas
Colocar la decoración detrás del área de juego
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Preparar los atrezos
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Dar la briefing a los artistas
2 personas
Realizar el ensayo técnico
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al público a la sala
2 personas
Anunciar el inicio de la función
Manejar luces y sonido
2 personas
Recopilar las tareas del juego
Gestionar el servicio de descansos
3 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar la despedida y el afterwork
3 personas
Devolver los abrigos
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
Empaquetar atrezzo y decoración
3 personas
Desmontar luces y sonido
3 personas
Limpiar el vestuario
2 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Comprobar y cargar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con permiso
Gestionar los gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Mantelescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Portátil
Caja DI
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 5
Cinta gaffercant. 4
Canaletas para cablescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Telón de fondo
Faldas del escenariocant. 2
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6
Ganchos adhesivoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 120
Rotuladorescant. 12
Hojas de rotafoliocant. 30
Atril de papelógrafo

Cocina

Teterascant. 2
Cafetera
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cuencoscant. 12
Cuchillos de pancant. 3

Vajilla

Vasoscant. 130
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 8

Material deportivo

Atrezzo de improvisación
Pelotas blandas de juegocant. 6
Aroscant. 3
Pañuelos coloridoscant. 12
Accesorios de vestuario

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Juego de fregona
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el salón y el aforo antes de contratar artistas o publicar entradas. El número de plazas afecta a la distribución de sillas, mesas y al cálculo del catering.
Confirma el equipo técnico con los artistas y técnicos al menos 7 días antes: micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, focos, cables y tomas de corriente deben estar previstos.
Abre la venta de entradas solo cuando la página del evento incluya horario, capacidad, precio y forma de inscripción. Revisa cada día las inscripciones y los pagos durante la última semana.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Deja la compra y la preparación de cafeteras, teteras y servicio para el día anterior.
Reserva tiempo para montar y probar el espacio: recoge las llaves, abre el recinto, coloca la señalización y comprueba sonido e iluminación antes de que llegue el público. Fija los cables con cinta gaffer o canaletas para evitar tropiezos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un espectáculo de improvisación?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el salón, contratar artistas y técnicos y preparar la promoción. Deja cerrados el programa y el equipo técnico como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas?: Abre la venta cuando estén confirmados la fecha, el aforo, el horario y la página del evento. Comprueba inscripciones y pagos cada día durante los últimos 7 días.
¿Cuántos micrófonos y altavoces necesito para un espectáculo de improvisación?: La cantidad depende del reparto y del salón, así que confírmala con los artistas y técnicos antes de contratar el equipo. Haz una prueba completa de sonido e iluminación al menos 2 horas antes de abrir las puertas.
¿Cuándo debo pedir el catering para el espectáculo?: Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de determinar las cantidades. Haz el pedido con al menos 3 días de margen y realiza la compra final el día anterior.

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