Checklist pour une sortie d’équipe avec sport et barbecue

Une sortie d’équipe avec activités sportives et barbecue demande une coordination précise : le terrain, l’emplacement du barbecue et les inscriptions doivent être réglés assez tôt. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du programme jusqu’à l’installation sur place. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, le transport, le refroidissement des boissons et la répartition des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le programme et le lieu
2 personnes
Réserver une activité sportive
Réserver l'emplacement du barbecue
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les informations sur le transport et le stationnement
Établir la liste définitive des participants
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Définir le menu et les options alimentaires
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le barbecue et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les salades
3 personnes
Portionner les produits de barbecue
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le barbecue
3 personnes
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer le programme et les règles de sécurité
2 personnes
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le dernier tour

Suivi

Collecter les déchets séparément
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les restes et les déchets
2 personnes
Ranger proprement le matériel de stock
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tables de buffetqté 2
Tentes de réceptionqté 2
Glacièresqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 30
Bols réutilisablesqté 30
Verres réutilisablesqté 40
Tasses à café réutilisablesqté 24
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Lampes rechargeablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Thermosqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 24
Chasubles d’équipeqté 24
Corde de tir à la corde
Panneaux de scoreqté 2
Siffletsqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 4
Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’activité sportive et l’emplacement du barbecue dès que la date est fixée. Pour un groupe de 20 personnes ou plus, prévoyez au moins 4 à 6 semaines afin de garder le choix des horaires et des installations.
Demandez les besoins alimentaires avec les inscriptions, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la clôture. Prévoyez une option clairement identifiée pour chaque régime signalé.
Envoyez les informations de transport et de stationnement au moins 5 jours avant la sortie. Indiquez aussi l’heure d’arrivée, car l’installation des tables, du buffet et des terrains commence avant le début des activités.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Les tentes, les glacières, les lampes rechargeables et les rallonges sont faciles à oublier lorsque la journée est prévue en extérieur.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les salades, amuse-bouches et portions de barbecue séparément. Gardez les aliments périssables dans des glacières jusqu’au moment de les mettre sur le buffet ou le barbecue.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie d’équipe avec barbecue ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Réservez rapidement l’activité sportive et l’emplacement du barbecue, puis fixez une date limite d’inscription environ 2 semaines avant la sortie.
Quand envoyer les invitations pour une sortie d’équipe sportive ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le programme, le lieu et les informations de transport. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant afin de finaliser les équipes et les quantités de nourriture.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un barbecue d’équipe ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule.
Que vérifier la veille d’une sortie d’équipe en plein air ?: Contrôlez la météo, les réservations, la liste définitive des participants et les besoins alimentaires. Préparez aussi le matériel sportif, refroidissez les boissons et vérifiez que le barbecue, les tables, les rallonges et l’éclairage sont disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.