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Teamausflug mit Sportaktivitäten und Barbecue organisieren

Ein Teamausflug mit Sport und Barbecue braucht zwei getrennte Abläufe: erst die Aktivität, danach Essen, Getränke und gemeinsames Aufräumen. Reserviere Sportstätte und Grillplatz frühzeitig und sammle Anmeldungen inklusive Allergien und Ernährungswünschen. Am Veranstaltungstag zählen gekühlte Getränke, portionierte Grillprodukte und klar eingeteilte Teams. Diese Checkliste führt dich von der Planung bis zum Aufbau vor Ort, damit fehlende Ausrüstung oder verspätete Absprachen nicht erst beim Eintreffen auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Ort festlegen

    2 Personen

  • Sportaktivität reservieren

  • Grillplatz reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport- und Parkinformationen teilen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Teamaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Menü und Diätoptionen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Grill und Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Sportgeräte sammeln

    2 Personen

  • Snacks und Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Grillprodukte portionieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Grill aufstellen

    3 Personen

  • Sportplätze abstecken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Sportaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Sportmaterial aufräumen

    3 Personen

  • Grill anzünden

    2 Personen

  • Grill vorbereiten

    3 Personen

  • Barbecue servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

Nachbereitung

  • Abfall getrennt sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Küchenmaterial abwaschen

    3 Personen

  • Grill sicher löschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste und Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Lagermaterial sauber verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 24
  • BuffetischeAnz. 2
  • PartyzelteAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 30
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • GrillsAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 3
  • VolleyballAnz. 2
  • FrisbeesAnz. 6
  • KegelAnz. 24
  • TeamwestenAnz. 24
  • Tauziehseil
  • AnzeigetafelnAnz. 2
  • PfeifenAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 24

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Sportprogramm und Grillplatz mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob beide Orte dieselben Ankunftszeiten, Parkregeln und Wetterschutzmöglichkeiten haben.
  • Verschicke die Einladung spätestens 3 Wochen vor dem Ausflug und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Frage dabei gleichzeitig nach Allergien, vegetarischen Optionen und besonderen Transportbedürfnissen.
  • Erstelle die endgültige Teilnehmerliste 5 bis 7 Tage vorher und teile die Teams spätestens 2 Tage vor dem Termin ein. So kannst du Sportgeräte, Teamwesten, Pfeifen und Anzeigetafeln passend vorbereiten.
  • Kühle Getränke am Vorabend und plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Stelle Kühlboxen, Trinkgläser, Servierzangen und getrennte Schüsseln für Salate und Grillbeilagen bereit.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Lege für Regen eine konkrete Alternative fest und kontrolliere zusätzlich Verlängerungskabel, wiederaufladbare Lampen und die Beleuchtung vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Teamausflug mit Sport und Barbecue planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, besonders wenn Sportaktivität und Grillplatz reserviert werden müssen. Die endgültige Teilnehmerzahl sollte 5 bis 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Teamausflug mit Barbecue?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser für die Sportphase. Kühlboxen solltest du am Vorabend bestücken, damit die Getränke zum Eintreffen kalt sind.
Wann sollte ich Ernährungswünsche und Allergien abfragen?
Frage sie direkt mit der Einladung ab, also etwa 3 Wochen vor dem Ausflug. Prüfe die Angaben 5 bis 7 Tage vorher erneut, bevor du Menü, Grillprodukte und Salate einkaufst.
Was muss ich am Veranstaltungstag zuerst aufbauen?
Öffne die Location zuerst und stelle danach Tische, Stühle, Grill und Sportflächen auf. Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe ein.

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