Checklist: teamuitje met sportactiviteiten en barbecue organiseren
Een teamuitje met sportactiviteiten en barbecue vraagt om meer voorbereiding dan alleen een veld en een barbecue reserveren. Leg eerst programma, locaties en vervoer vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie. In de laatste week draait alles om de definitieve deelnemerslijst, teamindeling, boodschappen en materiaal. Op de dag zelf moeten sportvelden, barbecue, buffet, verlichting en muziek vóór aankomst klaarstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en locatie vastleggen
2 personen
Sportactiviteit reserveren
Barbecuelocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer en parkeerinformatie delen
Definitieve deelnemerslijst maken
Teamindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Menu en dieetopties bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Barbecue en materiaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Hapjes en salades voorbereiden
3 personen
Barbecueproducten portioneren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Barbecue opstellen
3 personen
Sportvelden uitzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue bereiden
3 personen
Barbecue serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Nazorg
Afval gescheiden verzamelen
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inladen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten en afval afvoeren
2 personen
Voorraadmateriaal schoon opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 24
- Buffettafelsaantal 2
- Partytentenaantal 2
- Koelboxenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbare kommenaantal 30
- Herbruikbare drinkglazenaantal 40
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 24
- Besteksetsaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Barbecuesaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Oplaadbare lampenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Keukentangenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Volleybalaantal 2
- Frisbeesaantal 6
- Pionnenaantal 24
- Teamhesjesaantal 24
- Touwtrektouw
- Scorebordenaantal 2
- Fluitjesaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 24
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Vuilnisgrijpersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de sportactiviteit en barbecuelocatie als één logisch programma. Plan tussen het sporten en eten minimaal 30 minuten voor douchen, verplaatsen en het aansteken van de barbecue.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk één week vooraf. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor porties, teamindeling en barbecueproducten.
- Controleer het sportmateriaal minstens twee dagen vooraf: tel voetballen, volleybal, frisbees, pionnen, hesjes, scoreborden en fluitjes. Leg ook een alternatief programma klaar als regen of wind de activiteit onmogelijk maakt.
- Koel dranken pas nadat de hoeveelheid vaststaat en verdeel ze over meerdere koelboxen. Test bluetoothspeakers, verlengsnoeren en oplaadbare lampen vóór vertrek, zodat je op locatie niet naar stroom of batterijen hoeft te zoeken.
- Richt het terrein in deze volgorde in: tafels en stoelen, barbecue, sportvelden, buffet en dranktafel. Zet herbruikbaar servies, serveertangen en bestek klaar voordat de eerste sportgroep terugkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een teamuitje met barbecue organiseren?
- Leg programma, sportactiviteit en barbecuelocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het uitje.
- Wanneer moet ik de dieetwensen voor een barbecue opvragen?
- Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging op en controleer ze opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten. Zet de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen vooraf om in aparte menu- en boodschappenkeuzes.
- Hoeveel tijd moet er tussen sportactiviteiten en barbecue zitten?
- Plan minimaal 30 minuten tussen het einde van de sportactiviteit en het eten. Reken extra tijd als deelnemers moeten reizen, douchen of als de barbecue nog moet worden aangestoken.
- Wanneer maak ik de teamindeling voor het sportprogramma?
- Maak de teamindeling 2 tot 3 dagen vooraf op basis van de definitieve deelnemerslijst. Print of schrijf de indeling ook op locatie uit, zodat je niet afhankelijk bent van een telefoonverbinding.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!