Checklist pour organiser une sortie au parc de trampolines

Une sortie au parc de trampolines demande plus qu’une réservation de groupe. Il faut connaître les participants, récupérer les autorisations, vérifier les besoins alimentaires et préparer l’accueil sur place. Cette checklist suit l’ordre pratique : inscriptions, documents, transport, matériel, puis encadrement le jour J. Vous éviterez ainsi les formulaires manquants, les chaussettes oubliées et les boissons encore chaudes à l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Réserver le parc de trampolines
Confirmer le forfait groupe
Enregistrer les informations de transport
Finaliser la liste des participants
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Vérifier la réservation et les préférences alimentaires
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Portionner les snacks
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Emballer les documents et le matériel
2 personnes
Envoyer un rappel aux participants
Vérifier le lieu et l’itinéraire

Événement

Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer des chaussettes antidérapantes
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Accompagner les participants
3 personnes
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vérifier les participants et les régimes alimentaires
Animer la pause et le lavage des mains
2 personnes
Enregistrer les incidents
Prendre une photo de groupe
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Ravitailer le dîner et les boissons
2 personnes
Vérifier le départ et les effets personnels
2 personnes
Laisser le lieu propre et rangé
3 personnes

Suivi

Nettoyer les matériaux réutilisables
2 personnes
Vérifier le stock et les dommages
Restituer le matériel emprunté
Rappeler pour les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Organisation

Liste des participantsqté 3
Formulaires de consentementqté 35
Badges nominatifsqté 35
Porte-badgesqté 35
Stylos à billeqté 10
Marqueursqté 4
Presse-papiersqté 3
Étiquettes nominativesqté 40
Panneau d’informationqté 2
Enveloppesqté 5

Matériel de sport

Chaussettes antidérapantesqté 35
Ruban de sportqté 4
Serviettes de rechangeqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Poches de froid instantanéesqté 6
Gants jetables
Lampe de pocheqté 2

Catering

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 12
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 4
Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Bacs alimentaires avec couvercleqté 8
Nappesqté 4

Nettoyage

Poubelles réutilisablesqté 4
Torchons de cuisineqté 8
Brosses à vaisselleqté 2

Équipement

Rallongesqté 2
Batteries externesqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 3

Courses

Courses

Conseils

Envoyez un rappel au moins 48 heures avant la sortie et demandez de vérifier l’heure de rendez-vous, le transport et les documents encore manquants.
Clôturez les inscriptions avant de confirmer le forfait groupe. Gardez une liste finale avec les contacts d’urgence et les besoins alimentaires de chaque participant.
Préparez les badges, les formulaires, les stylos et les porte-documents dans une enveloppe séparée de la nourriture et du matériel de sport.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le départ et transportez-les dans des glacières avec des pains de glace ; prévoyez aussi des carafes d’eau sur place.
Installez la table d’accueil avant l’arrivée du groupe. Comptez quelques minutes par participant pour l’enregistrement, la remise des chaussettes antidérapantes et les consignes de sécurité.

Questions fréquentes

Quand réserver un parc de trampolines pour une sortie de groupe ?: Réservez dès que la date et le nombre approximatif de participants sont connus, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Confirmez ensuite le forfait groupe après la clôture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la sortie pour laisser le temps de répondre et de transmettre les autorisations. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement.
Quand récupérer les formulaires d’autorisation et les contacts d’urgence ?: Demandez-les avec l’inscription et vérifiez la liste finale 3 à 5 jours avant la sortie. Ne laissez pas les formulaires manquants au matin du départ : relancez les familles avant cette échéance.
Combien de boissons et de collations prévoir pour une sortie au trampoline ?: Prévoyez au minimum une boisson et une portion de collation par participant, puis une réserve d’environ 10 % pour les accompagnateurs et les imprévus. Gardez les boissons au frais jusqu’au départ et rechargez-les pendant la sortie si nécessaire.

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