Checklist pour organiser une sortie à vélo pour enfants

Une sortie à vélo pour enfants se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Fixez l’itinéraire et la date suffisamment tôt pour vérifier les autorisations, les points de repos et la sécurité routière. Les inscriptions permettent ensuite d’adapter l’encadrement, les encas et les informations envoyées aux parents. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’à l’installation du départ et au contrôle des vélos le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Vérifier les autorisations
Vérifier la sécurité routière de l'itinéraire
2 personnes
Définir les espaces de repos
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Envoyer les informations aux parents
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Rassembler les numéros d’urgence
Imprimer les cartes d'itinéraire
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
Réapprovisionner le matériel de réparation
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer le matériel de signalisation routière
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la table de catering
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Prévoir des points de repos avec de l’eau
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Vérifier la sécurité des vélos
3 personnes
Vérifier les casques
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
Répartir les groupes
3 personnes
Mettre en place l’accompagnement vélo de tête
2 personnes
Mettre en place le guidage à vélo arrière
2 personnes
Sécuriser les croisements
4 personnes
Assurer l'encadrement du parcours
6 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Effectuer de petites réparations de vélos
2 personnes
Prodiguer les premiers secours si nécessaire
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les enfants dans les activités
4 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Récupérer le matériel de circulation
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de réparation de vélos
Enregistrer les objets trouvés
Partager les photos avec les parents
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 20
Gilets d’encadrement véloqté 12
Braceletsqté 80
Numéros de départqté 80
Pompes à véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 10
Démonte-pneusqté 4
Outils multifonctionsqté 4
Présentoir de réparation
Antivols de véloqté 10
Rubans de médailleqté 80
Casques de vélo de réserveqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 2
Lampes de pocheqté 6
Siffletsqté 12
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4
Louchesqté 6
Plateauxqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Caisses de rangementqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’itinéraire au moins 4 semaines avant la sortie. Repérez les zones dangereuses, prévoyez les espaces de repos et vérifiez les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le départ afin de vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires et le nombre d’encadrants. Imprimez ensuite une liste actualisée des participants.
Envoyez aux parents les horaires, le point de rendez-vous, la distance prévue et les consignes concernant le vélo et le casque au moins 5 jours à l’avance. Cela évite les questions de dernière minute.
Contrôlez les vélos et les casques avant le départ, puis placez une pompe, des chambres à air, des démonte-pneus et un outil multifonction au point de réparation. Un vélo de rechange ou un casque de réserve peut aussi débloquer rapidement une situation.
Préparez le matériel la veille : panneaux, cônes, gilets, bracelets, numéros, trousses de premiers secours, boissons et encas. Acheminer les tentes et les tables avant l’arrivée des enfants laisse du temps pour tester les talkies-walkies et l’installation sonore.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une sortie à vélo pour enfants ?: Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu de départ, vérifiez l’itinéraire et les autorisations pendant les 2 premières semaines, puis ouvrez les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux parents ?: Envoyez les informations détaillées au moins 5 jours avant la sortie. Indiquez le lieu et l’heure du départ, l’itinéraire, les pauses, les coordonnées d’urgence et les consignes sur le casque.
Que prévoir pour les petites pannes de vélo pendant la sortie ?: Prévoyez au minimum une pompe, 2 à 4 chambres à air de rechange, des démonte-pneus et un outil multifonction pour un groupe d’enfants. Placez le matériel à un point clairement signalé et désignez au moins 2 adultes capables de l’utiliser.
Quand préparer le matériel pour une sortie à vélo ?: Rassemblez et contrôlez le matériel la veille, puis installez les panneaux, les cônes et les tentes le jour même avant l’accueil. Gardez au moins 60 minutes avant le départ pour tester les talkies-walkies, trier les bracelets et vérifier les listes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.