Organiser une soirée bingo sans rien oublier
Une soirée bingo demande plus que des cartons et des lots. Il faut suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires, préparer les manches et vérifier le matériel de tirage avant l’arrivée des invités. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent réglés trop tard : signalétique, sonorisation, boissons au frais et répartition des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Réserver le matériel de bingo
Acheter les prix
2 personnes
Trier les cartons de bingo
2 personnes
Répartir les tables des prix
Faire les courses
2 personnes
Emballer les prix
2 personnes
Préparer les manches de bingo
2 personnes
Imprimer la liste des inscriptions
Créer des panneaux de direction
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Préparer le matériel de bingo
2 personnes
Installer les lots
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Animer les rondes de bingo
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de bingo
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 2
- Tables des prixqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 60
Équipement
- Boule de bingo
- Boules de bingoqté 90
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
Matériel de jeu
- Cartes de bingoqté 300
- Fiches de bingoqté 3000
- Stylos de réserveqté 20
- Numéros de tableqté 90
- Pots à tirerqté 2
- Étiquettes de prixqté 20
Catering
- Plateaux de serviceqté 6
- Pichets de serviceqté 6
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Courses
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 10
- Chemins de table en papierqté 8
- Badges nominatifsqté 70
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Conseils
- Réservez la salle et le matériel de bingo dès que la date est fixée. Prévoyez ensuite un délai séparé pour acheter les lots et emballer chaque prix avant le jour de la soirée.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’imprimer une liste fiable et de recueillir les allergies ou régimes alimentaires. Gardez quelques stylos et cartons de bingo en réserve.
- Préparez les manches de bingo à l’avance et triez les cartons par table. Cette organisation évite de distribuer le mauvais matériel ou de faire attendre les participants entre deux manches.
- Testez le microphone, l’enceinte portable, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Un essai de 15 minutes permet de repérer rapidement un câble manquant ou un volume insuffisant.
- Installez les tables des prix, les étiquettes, le buffet et le bar avant l’arrivée du public. Mettez les boissons au frais au moins 2 heures à l’avance et briefez les bénévoles sur leur rôle dès l’ouverture du lieu.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une soirée bingo ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement pour avoir le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
- Combien de cartons de bingo prévoir par personne ?
- Préparez au minimum un carton par manche et par participant. Ajoutez environ 10 % de cartons supplémentaires, ainsi que des stylos de réserve, pour remplacer rapidement un carton perdu ou inutilisable.
- Quand préparer les lots d’une soirée bingo ?
- Achetez les prix au moins 7 jours avant la soirée et emballez-les 2 à 3 jours à l’avance. Répartissez ensuite les lots par manche et placez une étiquette sur chaque table de prix.
- Combien de temps faut-il pour installer une soirée bingo ?
- Prévoyez environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, les lots et le matériel de bingo. Ajoutez 15 minutes pour tester la sonorisation et 20 à 30 minutes pour briefer les bénévoles.
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