Organiser un séminaire : la checklist complète
Un séminaire réussi repose sur une préparation qui commence par le programme et se termine par les derniers tests en salle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : intervenants, inscriptions, participants, supports, restauration et installation. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, les câbles, le Wi-Fi et les présentations reçues trop tard. Prévoyez aussi un temps dédié au rangement après le départ des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le public cible et le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages promotionnels
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le programme et les panneaux d’orientation
Vérifier la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Nettoyer et vider la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
2 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
Tester le wifi et l’ordinateur portable de présentation
Aménager le point café et les tables du buffet
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Événement
Accueillir et briefer les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le séminaire
Accompagner les intervenants
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Clôturer le séminaire
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 55
- Tablesqté 10
- Table de prise de parole
- Tables de buffetqté 4
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pied de microphone
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Câbles HDMIqté 2
- Cliqueur de présentation
- Routeur wifi
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Cuillères à caféqté 60
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Louchesqté 8
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
Décoration
- Nappesqté 10
- Badges nominatifsqté 60
- Numéros de tableqté 10
- Panneaux d’orientationqté 8
- Stylosqté 60
- Blocs-notesqté 60
- Badgesqté 60
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Nettoyage
- Balayette et pelleqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer le public cible, le programme et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les horaires, le contenu et le format du séminaire dès l’invitation.
- Fermez les inscriptions au moins 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les besoins alimentaires, d’imprimer les badges et d’adapter la commande traiteur au nombre réel de participants.
- Rassemblez les présentations 48 heures avant le séminaire et testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation. Vérifiez également les câbles HDMI, le projecteur, l’écran, le cliqueur et les microphones.
- Installez la salle au moins 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, espace de prise de parole, table d’inscription, buffet et signalétique doivent être en place avant l’arrivée du premier participant.
- Prévoyez les boissons et le café en deux temps : refroidissez les boissons la veille et préparez les machines à café, bouilloires, thermos, tasses, verres et glaçons avant l’ouverture des portes.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un séminaire ?
- Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le séminaire. Faites un rappel 7 jours avant la date limite d’inscription, puis transmettez les informations pratiques finales 2 à 3 jours avant l’événement.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de séminaire ?
- Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, la scène, le buffet et la table d’inscription. Ajoutez 30 à 45 minutes pour tester le projecteur, les micros, les enceintes et les présentations.
- Quand confirmer le traiteur d’un séminaire ?
- Confirmez la commande traiteur 5 à 7 jours avant le séminaire, après la clôture des inscriptions et le recueil des allergies ou régimes alimentaires. Vérifiez le nombre de repas et d’en-cas la veille.
- Que faut-il vérifier le matin d’un séminaire ?
- Vérifiez au moins 60 minutes avant l’accueil la liste des participants, les badges, le programme imprimé, les panneaux d’orientation, le Wi-Fi et tout le matériel audiovisuel. Gardez les présentations et les câbles de secours à portée de main.
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