Organiser une semaine d’échange sans rien oublier

Une semaine d’échange demande de coordonner les écoles, les familles, les transports, les repas et les activités sur plusieurs jours. Cette checklist de 86 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’accueil sur place. Tu y trouveras aussi le matériel à prévoir pour les réunions, les visites et les temps de repas. Commence par verrouiller les informations des participants : les changements de dernière minute touchent ensuite tout le planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer les écoles participantes
2 personnes
Élaborer le programme par jour
3 personnes
Collecter les coordonnées des accompagnateurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Faire la répartition des groupes
3 personnes
Mettre en relation les familles d’accueil
3 personnes
Établir le planning des transports
2 personnes
Réserver les activités
2 personnes
Confirmer les lieux de visite
Réserver les salles
Planifier les repas
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Recueillir les contacts d'urgence
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer les dossiers d'accueil
3 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Imprimer les itinéraires
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Nettoyer le hall d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Tester la technique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer les salles de classe
3 personnes
Monter la soirée d'adieu
5 personnes
Préparer le petit-déjeuner et le départ
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Faire la présentation de bienvenue
3 personnes
Animer le jeu de groupe
5 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer l’activité du soir
5 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Animer les ateliers culturels
6 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Distribuer les paniers-repas
4 personnes
Encadrer les groupes d’excursion
8 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Préparer le matériel sportif
3 personnes
Encadrer les activités sportives
6 personnes
Réapprovisionner les points d’eau
2 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Encadrer l’activité créative
5 personnes
Exposer les travaux
3 personnes
Encadrer le programme du soir
5 personnes
Encadrer les cours communs
6 personnes
Distribuer les snacks de pause
2 personnes
Préparer le déjeuner
5 personnes
Animer la visite de la ville
8 personnes
Animer l’activité photo
4 personnes
Servir le dîner d’adieu
6 personnes
Animer les présentations
4 personnes
Distribuer les cadeaux d'adieu
2 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Vérifier les présences
2 personnes
Accompagner le transport jusqu’au point de départ
6 personnes

Suivi

Verrouiller les salles
2 personnes
Ranger le programme de la journée
3 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Ranger l’espace d’adieu
5 personnes
Vérifier les objets trouvés
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Retourner les produits non utilisés
Archiver les documents
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 70
Accueil
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 12
Poubellesqté 8
Bancs de pauseqté 6
Porte-bagagesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Tassesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 15
Batteries externesqté 6
Appareils photoqté 4
Clés USBqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Drapeaux des paysqté 8
Panneau d’accueil
Ballonsqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Mur photo

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 4

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Paniers à lingeqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Filet de volley-ball
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30

Catering

Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à buffetqté 8
Lunch-boxqté 70
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 70
Courses

Conseils

Commence 8 à 12 semaines avant l’arrivée du groupe par confirmer les écoles participantes et le programme quotidien. Sans ces deux éléments, il est difficile de réserver les salles, les activités et les transports.
Fixe une date limite d’inscription au moins 4 semaines avant le début de l’échange. Demande avant cette échéance les besoins alimentaires, les autorisations signées et les contacts d’urgence.
Pour chaque participant, vérifie séparément l’hébergement, le transport et la personne à contacter en cas d’urgence. Une liste unique, mise à jour 7 jours avant l’arrivée, évite les informations dispersées entre les familles d’accueil et les accompagnateurs.
Prépare les badges, dossiers d’accueil, feuilles de travail et itinéraires au plus tard 3 jours avant le début. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour les pertes ou les changements de groupe.
Ne réserve pas seulement les activités : confirme aussi les lieux de visite, les salles et les horaires de transport. Contrôle la veille les équipements de présentation, les rallonges, les multiprises, les chargeurs et les batteries externes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une semaine d’échange ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’arrivée des participants. Les écoles, les familles d’accueil, les salles, les activités et les transports ont besoin d’être coordonnés avant l’envoi du programme définitif.
Quand demander les informations alimentaires et les autorisations ?: Demande-les au moment de l’inscription, avec une date limite située environ 4 semaines avant l’échange. Vérifie ensuite les formulaires manquants et transmets les besoins alimentaires aux personnes qui planifient les repas.
Quand envoyer le programme aux participants ?: Envoie une première version dès que les activités et les transports sont confirmés, puis la version finale 7 jours avant le début. Ajoute les itinéraires, les horaires, les contacts utiles et les consignes d’accueil.
Combien de temps avant préparer l’accueil sur place ?: Prépare les badges, les dossiers, les feuilles de travail et l’espace d’accueil au plus tard 3 jours avant. Fais les courses et stocke les produits réfrigérés suffisamment tôt pour éviter de gérer ces tâches pendant l’arrivée du groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.