Austauschwoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Austauschwoche braucht lange vor der Anreise klare Zuständigkeiten. Bestätige zuerst die teilnehmenden Schulen und Betreuer, bevor du Einladungen, Anmeldungen und Gastfamilien koordinierst. Danach folgen Programm, Aktivitäten, Räume, Transport und Verpflegung. Kurz vor dem Start entscheiden vollständige Einverständniserklärungen, Notfallkontakte, Namensschilder und vorbereitete Willkommensmappen darüber, ob der Empfang reibungslos läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Teilnehmende Schulen bestätigen
2 Personen
Tagesprogramm ausarbeiten
3 Personen
Kontaktdaten der Betreuer sammeln
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
Gruppen einteilen
3 Personen
Gastfamilien zuordnen
3 Personen
Transportplan erstellen
2 Personen
Aktivitäten reservieren
2 Personen
Besuchslocations bestätigen
Räume reservieren
Mahlzeiten planen
2 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Notfallkontakte sammeln
Namensschilder erstellen
2 Personen
Willkommensmappen zusammenstellen
3 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Routenbeschreibungen drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Willkommenshalle reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Technik testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Empfangstresen einrichten
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Klassenzimmer bereitstellen
3 Personen
Abschiedsabend aufbauen
5 Personen
Frühstück und Abreise vorbereiten
3 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Willkommenspräsentation halten
3 Personen
Gruppenspiel moderieren
5 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
5 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Kulturelle Workshops begleiten
6 Personen
Kaffeepause organisieren
3 Personen
Lunchpakete verteilen
4 Personen
Exkursionsgruppen begleiten
8 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Sportmaterialien bereitstellen
3 Personen
Sportaktivitäten betreuen
6 Personen
Wasserstationen auffüllen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
Kreative Aufgabe anleiten
5 Personen
Werkstücke ausstellen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
5 Personen
Gemeinsame Unterrichtsstunden begleiten
6 Personen
Pausensnacks verteilen
2 Personen
Mittagessen organisieren
5 Personen
Stadtspaziergang begleiten
8 Personen
Fotoaktivität begleiten
4 Personen
Abschiedsessen servieren
6 Personen
Präsentationen betreuen
4 Personen
Abschiedsgeschenke verteilen
2 Personen
Gepäck sammeln
4 Personen
Anwesenheit prüfen
2 Personen
Transport zum Startpunkt begleiten
6 Personen

Nachbereitung

Räume abschließen
2 Personen
Tagesprogramm aufräumen
3 Personen
Sportmaterial aufräumen
3 Personen
Abschiedsraum aufräumen
5 Personen
Fundsachen prüfen
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ausrüstung verstauen
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Nicht verwendete Produkte zurückgeben
Dokumente archivieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 70
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8
PausenbänkeAnz. 6
GepäckwagenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
TassenAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 12
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadegeräteAnz. 15
PowerbanksAnz. 6
FotokamerasAnz. 4
USB-SticksAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
LänderflaggenAnz. 8
Willkommensschild
BallonsAnz. 100
Wegweiser-SchilderAnz. 8
Fotowand

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 4

Beleuchtung

TischlampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8
WäschekörbeAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
Volleyballnetz
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 30

Catering

WasserkannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 8
LunchboxenAnz. 70
Wiederverwendbare TrinkflaschenAnz. 70
Einkäufe

Tipps

Lege das Tagesprogramm fest, bevor du Aktivitäten und Besuchsorte reservierst. Plane pro Programmpunkt zusätzlich 15 bis 30 Minuten für Wege, Gruppenwechsel und verspätete Ankünfte ein.
Sammle Ernährungswünsche, Einverständniserklärungen und Notfallkontakte spätestens zwei Wochen vor Beginn. Eine offene Liste mit fehlenden Unterlagen verhindert, dass einzelne Teilnehmende erst bei der Ankunft auffallen.
Ordne Gastfamilien erst zu, wenn Gruppengröße, Kontaktdaten der Betreuer und besondere Bedürfnisse geprüft sind. Verschicke die Zuordnung mindestens sieben Tage vorher zusammen mit Anreise- und Kontakthinweisen.
Prüfe den Transportplan gegen das tatsächliche Programm und drucke Routenbeschreibungen für jede Gruppe aus. Für Laptops, Projektoren, Mikrofone und Ladegeräte lohnt sich eine Funktionsprüfung am Vortag statt direkt vor der Begrüßung.
Bereite die Willkommenshalle am Vortag vor: Empfangstresen, Namensschilder, Willkommensmappen, Tische, Stühle und Gepäckwagen müssen an ihrem Platz sein. Stelle außerdem Mehrweg-Geschirr, Gläser und Abfallbehälter für die erste Mahlzeit bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Austauschwoche organisieren?: Beginne idealerweise mindestens acht bis zwölf Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Schulen bestätigen, Anmeldungen bearbeiten, Gastfamilien zuordnen und Besuchsorte sowie Räume reservieren.
Wann sollten Einladungen für eine Austauschwoche verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa acht Wochen vor Beginn, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen rechtzeitig eintreffen. Setze eine verbindliche Rückmeldefrist von zwei bis drei Wochen.
Wann müssen Gastfamilien für die Austauschwoche feststehen?: Die Zuordnung sollte spätestens sieben Tage vor der Anreise abgeschlossen sein. Gib jeder Familie und jedem Betreuer anschließend Kontaktdaten, Ankunftszeit, Transportinformationen und Hinweise zu besonderen Bedürfnissen.
Was muss am Tag vor der Austauschwoche vorbereitet sein?: Am Vortag sollten Willkommenshalle, Mobiliar, Technik, Namensschilder, Mappen und Arbeitsblätter bereitstehen. Prüfe außerdem die Verpflegung, lagere Kühlprodukte ein und teste Projektoren, Lautsprecher sowie Mikrofone.

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