Semana de intercambio: checklist para organizarla

Una Semana de intercambio reúne escuelas, estudiantes, familias anfitrionas, actividades y desplazamientos que deben encajar desde el primer día. Empieza confirmando las escuelas participantes y cierra después inscripciones, autorizaciones, grupos y alojamiento. El programa diario, el transporte y las comidas necesitan responsables concretos y horarios comprobados. Esta checklist te ayuda a avanzar por orden y a detectar lo que suele quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar las escuelas participantes
2 personas
Desarrollar el programa por día
3 personas
Recopilar los datos de contacto de los acompañantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los formularios de autorización
2 personas
Hacer la distribución de grupos
3 personas
Emparejar familias anfitrionas
3 personas
Elaborar el horario de transporte
2 personas
Reservar actividades
2 personas
Confirmar los lugares de visita
Reservar salas
Planificar las comidas
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Recopilar contactos de emergencia
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar carpetas de bienvenida
3 personas
Imprimir hojas de trabajo
Imprimir descripciones de la ruta
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Limpiar el vestíbulo de bienvenida
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Probar la técnica
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de bienvenida
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Preparar las aulas
3 personas
Montar la fiesta de despedida
5 personas
Preparar el desayuno y la salida
3 personas

Evento

Registrar a los participantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Dar la presentación de bienvenida
3 personas
Dirigir el juego de grupo
5 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la actividad nocturna
5 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Preparar el desayuno
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Coordinar talleres culturales
6 personas
Organizar la pausa del café
3 personas
Repartir los almuerzos
4 personas
Guiar grupos de excursión
8 personas
Servir la cena
5 personas
Preparar el material deportivo
3 personas
Coordinar actividades deportivas
6 personas
Reponer los puntos de agua
2 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
Guiar la actividad creativa
5 personas
Exponer las obras
3 personas
Coordinar el programa de la noche
5 personas
Dirigir las clases conjuntas
6 personas
Repartir los aperitivos del descanso
2 personas
Organizar el almuerzo
5 personas
Guiar el paseo por la ciudad
8 personas
Coordinar la actividad de fotos
4 personas
Servir la cena de despedida
6 personas
Coordinar presentaciones
4 personas
Repartir regalos de despedida
2 personas
Recoger el equipaje
4 personas
Comprobar la asistencia
2 personas
Acompañar el transporte al punto de salida
6 personas

Seguimiento

Cerrar las salas
2 personas
Recoger el programa del día
3 personas
Recoger el material deportivo
3 personas
Recoger la sala de despedida
5 personas
Comprobar los objetos perdidos
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar los locales
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el equipo
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Devolver los productos no utilizados
Archivar los documentos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 70
Mostrador de recepción
Percheroscant. 4
Mantelescant. 12
Papeleracant. 8
Bancos de descansocant. 6
Portaequipajescant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 100
Tazascant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12

Equipo

Portátilescant. 12
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadorescant. 15
Baterías externascant. 6
Cámaras fotográficascant. 4
Memorias USBcant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Banderas de paísescant. 8
Cartel de bienvenida
Globoscant. 100
Señales de orientacióncant. 8
Photowall

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 4

Iluminación

Lámparas de mesacant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas nocturnascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Cestos para la ropacant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de baloncestocant. 4
Red de voleibol
Aroscant. 12
Conoscant. 30

Catering

Jarras de aguacant. 12
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de bufécant. 8
Cajas de almuerzocant. 70
Botellas de agua reutilizablescant. 70
Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de emparejar a las familias anfitrionas. Recoge al mismo tiempo las preferencias dietéticas, los contactos de emergencia y los datos de los acompañantes para no rehacer los grupos después.
Prepara el programa por día con horarios de inicio, puntos de encuentro y responsables. Envía la versión final a los participantes con varios días de margen y conserva una copia para recepción y transporte.
Comprueba los formularios de autorización antes de reservar todas las actividades. Una lista de control con el nombre de cada estudiante evita descubrir permisos pendientes cuando ya está cerrada la distribución de grupos.
Calcula el transporte actividad por actividad, no solo por día. Incluye horarios de salida y regreso, capacidad necesaria y un contacto de emergencia para cada trayecto.
Deja preparados con antelación los identificadores, las carpetas de bienvenida, las hojas de trabajo y las descripciones de las rutas. El día de llegada monta la recepción con mesas, sillas, percheros y un lugar visible para el cartel de bienvenida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Semana de intercambio?: Empieza al menos 8 semanas antes de la llegada del grupo. La confirmación de escuelas, las inscripciones, los permisos, las familias anfitrionas y las reservas necesitan varias rondas de comprobación.
¿Cuándo hay que cerrar las familias anfitrionas?: Intenta cerrar los emparejamientos entre 3 y 4 semanas antes. Así todavía hay tiempo para resolver cambios, comunicar alergias o dietas y compartir los contactos necesarios.
¿Cuándo se debe enviar el programa a los participantes?: Envía el programa definitivo entre 5 y 7 días antes del inicio. Incluye horarios, lugares de visita, transporte, comidas, teléfonos de contacto y qué deben llevar cada día.
¿Cuántos materiales hay que preparar para la recepción?: Prepara una carpeta de bienvenida, una identificación y las hojas necesarias por participante, más un 10 % de copias adicionales. Monta la recepción como mínimo 60 minutos antes de la llegada prevista.

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