Checklist pour organiser un salon des sports nautiques
Un salon des sports nautiques demande une coordination précise entre les exposants, les démonstrations et l’accueil du public. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de lancer les inscriptions. Les stands, la signalétique, les badges et le matériel de démonstration doivent être prêts avant l’ouverture. Cette checklist vous aide à suivre les 68 tâches du projet dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Recruter des exposants
2 personnes
Inscrire les exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Mettre à jour le site web du salon
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Confirmer les réservations
Envoyer les informations aux exposants
Imprimer le plan
Préparer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Imprimer les listes de présence
Vérifier les tarifs
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe
6 personnes
Événement
Ouvrir l’entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Annoncer les démonstrations
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de circulation
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer l'entrée
2 personnes
Suivi
Démonter les stands des exposants
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Relancer les exposants par téléphone
Vérifier les factures
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoirs du salonqté 2
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 80
- Panneaux de standqté 20
- Tabourets de barqté 8
- Portants à vêtementsqté 4
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Terminal de paiementqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Microphone à mainqté 2
- Intervenants actifsqté 2
- Écran de présentation
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Matériel de sport
- Kayak
- Pagaiesqté 4
- Gilets de sauvetageqté 12
- Planches de paddle gonflablesqté 2
- Pagaies de SUPqté 4
- Casques pour sports nautiquesqté 8
- Cordesqté 6
- Bouéesqté 8
- Ancresqté 2
- Supports de démonstrationqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappes bleuesqté 24
- Décoration nautiqueqté 20
- Banderoles de salonqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 12
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Projecteurs LED de chantierqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et vérifiez les autorisations plusieurs semaines avant l’événement. Contrôlez aussi la couverture d’assurance avant de confirmer les exposants ou les activités nautiques.
- Demandez aux exposants leurs besoins techniques et alimentaires dès leur inscription. Regroupez ces réponses avant de commander le catering et de préparer le plan des stands.
- Prévoyez un plan imprimé, des badges et les listes de présence avant le jour J. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer les feuilles perdues ou corriger une erreur d’inscription.
- Testez l’ordinateur, l’imprimante, le terminal de paiement, le microphone et l’écran avant l’ouverture. Ajoutez des rallonges, multiprises et lampes de poche accessibles, plutôt que rangées dans un carton fermé.
- Organisez une zone de chargement balisée et ouvrez le lieu suffisamment tôt pour accueillir les exposants. Les comptoirs, tables, chaises, panneaux et supports de démonstration doivent être installés avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon des sports nautiques ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le recrutement des exposants et la réservation du catering sont les éléments qui peuvent prendre le plus de temps.
- Quel matériel prévoir pour un salon des sports nautiques ?
- Prévoyez le mobilier des stands, le matériel technique et les équipements de démonstration, notamment kayaks, pagaies, gilets de sauvetage, planches de paddle, casques, cordes et bouées. Faites un contrôle complet 48 heures avant l’ouverture.
- Quand envoyer les informations aux exposants ?
- Envoyez les informations pratiques au plus tard 7 jours avant le salon. Indiquez le plan du stand, les horaires d’arrivée, la zone de chargement, le stationnement, le matériel fourni et le contact disponible le jour J.
- Combien de temps avant ouvrir le lieu le jour du salon ?
- Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’accueil du public. Ce délai permet d’installer la signalétique, de tester la technique, de préparer les badges et de recevoir les exposants sans précipitation.
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