Checklist para una feria de deportes acuáticos bien organizada
Una feria de deportes acuáticos necesita más que puestos y material de demostración. Hay que cerrar permisos y seguro, coordinar a los expositores, controlar las inscripciones y preparar una zona segura para canoas, tablas y chalecos. Esta checklist reúne 68 tareas y 53 artículos para seguir el trabajo en orden, desde la elección del lugar hasta la recepción de los expositores. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último día: señalización, pruebas técnicas, listas y conexiones eléctricas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Captar expositores
2 personas
Registrar expositores
Hacer el plano de puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Actualizar el sitio web de la feria
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Confirmar las reservas
Enviar información a los expositores
Imprimir el plano
Preparar la señalización
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir las listas de asistencia
Comprobar las listas de precios
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Montar los stands de los expositores
6 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Realizar la reunión informativa del equipo
6 personas
Evento
Abrir la entrada
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar las demostraciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la entrada
2 personas
Seguimiento
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar la técnica
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llamar a los expositores
Revisar las facturas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 2
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Paredes para standscant. 20
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Terminal de pagocant. 2
- Impresora
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Micrófono de manocant. 2
- Altavoces activoscant. 2
- Pantalla de presentación
- Enrollacablescant. 4
- Linternas de manocant. 4
Material deportivo
- Canoa
- Remeroscant. 4
- Chalecos salvavidascant. 12
- SUP inflablescant. 2
- Paddles de supcant. 4
- Cascos para deportes acuáticoscant. 8
- Cuerdascant. 6
- Boyascant. 8
- Anclajescant. 2
- Soportes de demostracióncant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Manteles azulescant. 24
- Decoración náuticacant. 20
- Banderas publicitariascant. 8
- Pizarrascant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LED de obracant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar, los permisos y el seguro antes de invitar a los expositores; deja al menos 6 semanas para resolver cambios administrativos o de distribución.
- Define el plano de puestos antes de confirmar las reservas. Reserva espacios de circulación y separa la zona de carga de los visitantes para que el montaje de mostradores, mesas y paredes sea más rápido.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering con varios días de margen. Cuenta también la vajilla y las bebidas para expositores, equipo y asistentes, no solo para quienes se hayan inscrito.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, impresora, terminal de pago, micrófono, altavoces, pantalla, alargadores y regletas. Lleva enrollacables y comprueba que ningún cable atraviese una zona de paso.
- Prepara por separado el material de seguridad y demostración: chalecos salvavidas, cascos, cuerdas, boyas y anclajes. Revisa las cantidades y el estado antes de abrir, y deja linternas accesibles para el montaje temprano o el desmontaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de deportes acuáticos?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos y seguro y captar expositores. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, catering, señalización y necesidades técnicas.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de deportes acuáticos?
- Imprime el plano y las listas de asistencia, prepara las acreditaciones y señalización y prueba toda la técnica. Comprueba también el material deportivo y deja agrupados los elementos de montaje para abrir la ubicación sin retrasos.
- ¿Cómo organizar la zona de carga de una feria?
- Delimítala antes de que lleguen los expositores y mantenla separada del recorrido del público. Así puedes recibir mostradores, mesas y material voluminoso durante una franja concreta, en lugar de bloquear los puestos ya montados.
- ¿Qué material de seguridad hace falta para las demostraciones acuáticas?
- Como base, prepara chalecos salvavidas, cascos, cuerdas, boyas y anclajes, además de canoas o SUP y sus remos. Revisa el material al menos 24 horas antes y define quién supervisa cada demostración.
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