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Wassersportmesse organisieren: die praktische Checkliste

Eine Wassersportmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Genehmigungen und Aussteller klären, danach Standplanung, Technik und Besucherkommunikation. Kurz vor dem Termin werden vor allem Lageplan, Badges, Teilnehmerlisten und Beschilderung leicht übersehen. Auch Kajaks, SUP-Boards, Paddel, Schwimmwesten und Helme brauchen einen festen Prüf- und Bereitstellungszeitpunkt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Empfang der Aussteller.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Aussteller werben

    2 Personen

  • Aussteller anmelden

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messe-Website aktualisieren

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Reservierungen bestätigen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Lageplan drucken

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerlisten ausdrucken

  • Preisliste prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Ladezone absperren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    6 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Technik erneut testen

    2 Personen

  • Team-Briefing durchführen

    6 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Vorführungen ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Laufwege freihalten

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Eingang schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    4 Personen

  • Standmaterial sammeln

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Aussteller nachfassen

  • Rechnungen prüfen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MesseständeAnz. 2
  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • StandwändeAnz. 20
  • BarhockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • KartenterminalAnz. 2
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • HandmikrofonAnz. 2
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Präsentationsbildschirm
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • HandlampenAnz. 4

Sportmaterial

  • Kajak
  • PaddelAnz. 4
  • SchwimmwestenAnz. 12
  • Aufblasbare SUP-BoardsAnz. 2
  • SUP-PaddelAnz. 4
  • WassersporthelmeAnz. 8
  • SeileAnz. 6
  • SchwimmbojenAnz. 8
  • AnkerAnz. 2
  • PräsentationsständerAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • Blaue TischdeckenAnz. 24
  • Nautische DekorationAnz. 20
  • MessebannerAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Standaufteilung und Lageplan spätestens 2 Wochen vor der Messe fest. So kannst du Tische, Stühle, Standwände und Präsentationsständer passend zur Ausstellerzahl einteilen.
  • Prüfe Genehmigungen und Versicherung frühzeitig, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bei Wassersportvorführungen sollten außerdem Seile, Anker und Schwimmbojen eindeutig zugeordnet sein.
  • Teste Laptop, Drucker, Kartenterminal, Präsentationsbildschirm und Mikrofon spätestens am Vortag. Lege Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Handlampen dabei direkt an den jeweiligen Standorten bereit.
  • Bestelle Catering erst nach der Anmeldefrist und erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher. Plane Kaffeetassen, Gläser und Teller zusätzlich zum Essen ein, damit die Ausgabe nicht am Geschirr scheitert.
  • Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem offiziellen Beginn. Sperre die Ladezone mit Absperrpfosten ab und halte Teilnehmerlisten, Badges und Ausstellerinformationen am Eingang griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Wassersportmesse planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen, Versicherung und der Ansprache der Aussteller. Die Standaufteilung und Technik sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Wassersportmesse anmelden?
Setze eine Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Standflächen, Teilnehmerlisten, Badges, Catering und Ausstellerinformationen verbindlich vorbereiten.
Was muss bei einer Wassersportmesse an Sicherheit geprüft werden?
Prüfe mindestens 2 Wochen vorher Schwimmwesten, Wassersporthelme, Schwimmbojen, Seile und Anker auf Vollständigkeit und Zustand. Am Veranstaltungstag sollte eine verantwortliche Person die Ausgabe und Rücknahme kontrollieren.
Wann soll die Technik für die Wassersportmesse getestet werden?
Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals kurz vor dem Einlass. Dazu gehören Laptop, Kartenterminal, Drucker, Lautsprecher, Handmikrofon, Bildschirm und alle Kabelverbindungen.

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