Checklist pour organiser un salon de la moto

Un salon de la moto demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, prestataires et équipe d’accueil. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille les inscriptions, l’aménagement des stands et les règles d’accès. Les points souvent traités trop tard sont le stationnement, les autorisations, l’alimentation électrique et le matériel de chargement. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 63 fournitures du plan, dans l’ordre utile pour préparer l’événement sans oublier les détails opérationnels.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
Faire les réservations
Informer les exposants
2 personnes
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
Créer le plan
Définir la politique d’accès
2 personnes
Acheter des bracelets
Concevoir la signalétique
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons du stand
4 personnes
Installer les barrières moto
4 personnes
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Positionner les moteurs en toute sécurité
6 personnes
Installer les panneaux promotionnels
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Informer les visiteurs
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Contrôler les motos
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes
3 personnes

Suivi

Faire sortir les exposants
3 personnes
Décharger les motos
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Relancer les exposants
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 45
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 24
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Armoires de rangementqté 4
Comptoir
Tentes de réceptionqté 4

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Multiprisesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Tablettesqté 3
Imprimantes
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Décoration

Bannières de salonqté 12
Drapeauxqté 20
Supports de bannièreqté 8
Panneaux promotionnelsqté 10
Nappesqté 18
Porte-nomsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 6
Plantesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Matériel de sport

Barrières pour motosqté 20
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Miroirsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe l’aménagement des stands avant de confirmer le mobilier : prévois les tables, panneaux, comptoirs et prises selon les dimensions attribuées à chaque exposant.
Arrête la politique d’accès au moins 2 semaines avant l’ouverture. Prépare les bracelets, la signalétique et la liste des exposants afin que l’accueil puisse contrôler les entrées rapidement.
Élabore le plan de stationnement en distinguant visiteurs, exposants et zone de chargement. Balisage et consignes doivent être prêts avant l’arrivée des premiers véhicules.
Vérifie l’alimentation électrique de chaque stand au minimum 7 jours avant le salon. Compte les rallonges, enrouleurs et multiprises nécessaires pour éviter les branchements improvisés.
Confirme le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires. Fais les courses et rassemble le matériel la veille, puis ouvre le lieu assez tôt pour installer l’accueil et contrôler les équipements.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la moto ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, inviter les exposants, traiter les inscriptions et vérifier les autorisations.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon de la moto ?: Prévois notamment tables, chaises, panneaux de stand, comptoirs, tabourets et rangements, puis ajoute les rallonges et multiprises selon les besoins. Finalise le plan des stands au moins 2 semaines avant l’événement.
Comment organiser l’arrivée des exposants ?: Communique un créneau de chargement et de déchargement au moins 7 jours à l’avance, avec un plan de stationnement clair. Balisage, signalétique et bureau d’accueil doivent être installés avant l’ouverture du site.
Combien de temps avant faut-il confirmer le catering ?: Confirme la commande au moins 7 jours avant le salon, après avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Vérifie ensuite la liste des courses et rassemble la vaisselle, les appareils de préparation et les bacs de maintien au chaud la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.