Motorbeurs organiseren: checklist en planning
Een motorbeurs organiseren vraagt meer dan stands en bezoekers uitnodigen. Je moet vooraf de locatie, standindeling, stroom, toegang, parkeren en vergunningen op elkaar afstemmen. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen voordat je catering en materialen definitief regelt. Deze checklist helpt je om eerst de randvoorwaarden vast te leggen, daarna standhouders en bezoekers te informeren en op de beursdag zonder zoekwerk te openen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Standhouders informeren
2 personen
Parkeerplan uitwerken
2 personen
Plattegrond maken
Toegangsbeleid bepalen
2 personen
Polsbandjes inkopen
Bewegwijzering ontwerpen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opstellen
4 personen
Motorbarrières plaatsen
4 personen
Stroomkabels aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Motoren veilig positioneren
6 personen
Promotiepanelen plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers informeren
3 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Motoren controleren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looproutes vrijhouden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Deuren sluiten
3 personen
Nazorg
Standhouders uitlaten
3 personen
Motoren uitladen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Stroomkabels verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Standhouders nabellen
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 45
- Statafelsaantal 8
- Standwandenaantal 24
- Barkrukkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 6
- Opbergkastenaantal 4
- Balie
- Partytentenaantal 4
Apparatuur
- Koelkastenaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 12
- Kabelhaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 12
- Pinapparatenaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Printers
- Portofoonsaantal 6
- Handlampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
Decoratie
- Beursdoekenaantal 12
- Vlaggenaantal 20
- Bannerhoudersaantal 8
- Promotiepanelenaantal 10
- Tafelkledenaantal 18
- Naambordhoudersaantal 30
- Krijtbordenaantal 6
- Plantenaantal 12
Verlichting
- Ledspotsaantal 12
- Lichtslingersaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
Sportmateriaal
- Motorbarrièresaantal 20
- Pionnenaantal 24
- Afzetlintaantal 6
- Spiegelsaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Schaaltjesaantal 20
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompjesaantal 8
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Werkhandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de standindeling vast voordat je standhouders definitief bevestigt. Controleer per stand de benodigde ruimte, toegang tot stroompunten en de route voor laden en lossen.
- Maak uiterlijk één week vooraf een parkeerplan en plattegrond. Zet daarop de ingang, ontvangstbalie, laad- en loszone, toiletten, catering en nooduitgangen; bezoekers zoeken deze punten meteen bij aankomst.
- Controleer vergunningen, verzekeringsgegevens en het toegangsbeleid minimaal vier weken voor de beurs. Zo heb je nog tijd om ontbrekende documenten of voorwaarden bij de locatie op te vragen.
- Plan de opbouw in twee momenten: eerst de locatie openen en de laad- en loszone afzetten, daarna de ontvangstbalie en bewegwijzering opbouwen. Houd portofoons en handlampen beschikbaar voor de afstemming tussen ingang, stands en organisatie.
- Tel verbruiksmaterialen niet pas op de beursdag. Controleer enkele dagen vooraf polsbandjes, bekers, koffie- en cateringservies, pinapparaten, tablets, printers, verlengsnoeren, kabelhaspels en stekkerdozen; test alle stroomafhankelijke apparatuur vóór opening.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een motorbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Controleer vergunningen en verzekering uiterlijk 4 weken voor de beurs en verstuur de definitieve bezoekersinformatie in de laatste 2 weken.
- Hoe maak ik een goede standindeling voor een motorbeurs?
- Leg eerst de beschikbare meters, looproutes en stroompunten op de plattegrond vast. Reserveer daarnaast ruimte voor de ontvangstbalie, catering, opbergkasten en een laad- en loszone; bevestig de indeling uiterlijk 2 weken vooraf aan alle standhouders.
- Wat moet ik regelen voor stroom op een motorbeurs?
- Controleer per stand hoeveel aansluitingen nodig zijn en waar de stroompunten liggen. Leg kabelhaspels, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en test pinapparaten, tablets, printers, koffiezetapparaten en koelkasten vóór de opening.
- Hoeveel catering moet ik bestellen voor een motorbeurs?
- Gebruik het aantal bevestigde bezoekers en standhouders als basis en verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn. Bestel de catering uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf en controleer de boodschappen en serveermaterialen de dag voor de beurs.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!