Motorradmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Motorradmesse braucht mehr als Aussteller und Motorräder: Standflächen, Zufahrt, Strom, Besucherführung und Empfang müssen zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Ort und Standaufteilung, bevor Einladungen und Werbung rausgehen. In der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Genehmigungen, Versicherungsdaten und die bestellte Ausstattung. Am Veranstaltungstag verhindern ein klarer Lageplan, eine abgesperrte Ladezone und ein vorbereiteter Empfang unnötige Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Parkplan ausarbeiten
2 Personen
Lageplan erstellen
Zutrittsrichtlinien festlegen
2 Personen
Armbänder einkaufen
Beschilderung entwerfen
Werbematerial verteilen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherungsdaten prüfen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone absperren
3 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Motorradbarrieren aufstellen
4 Personen
Stromkabel anschließen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Motorräder sicher positionieren
6 Personen
Promotionsschilder aufstellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Letzte Standkontrolle durchführen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Besucher informieren
3 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Motorräder kontrollieren
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Laufwege freihalten
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Türen schließen
3 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber hinausbegleiten
3 Personen
Motorräder ausladen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Stromkabel entfernen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Aussteller nachtelefonieren
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 45
StehtischeAnz. 8
StandwändeAnz. 24
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsschränkeAnz. 4
Empfangstresen
PartyzelteAnz. 4

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
KartenlesegeräteAnz. 2
TabletsAnz. 3
Drucker
FunkgeräteAnz. 6
HandlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 6

Dekoration

MessebannerAnz. 12
FahnenAnz. 20
BannerhalterAnz. 8
WerbetafelnAnz. 10
TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 30
KreidetafelnAnz. 6
PflanzenAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4

Sportmaterial

MotorradbarrierenAnz. 20
KegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
SpiegelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standaufteilung fest, bevor du Standbetreiber endgültig bestätigst. So kannst du Tische, Standwände, Stehtische und Stromanschlüsse passend einplanen, statt am Aufbautag umzustellen.
Prüfe Genehmigungen und Versicherungsdaten spätestens 14 Tage vor der Messe. Fehlende Unterlagen lassen sich kurz vor dem Termin oft nicht mehr rechtzeitig nachreichen.
Plane die Lade- und Entladezone mit festen Zeitfenstern. Eine abgesperrte Zufahrt verhindert, dass Aussteller, Catering und Technik gleichzeitig um dieselbe Fläche kämpfen.
Teste Stromanschlüsse, Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Kartenlesegeräte und Drucker mindestens 24 Stunden vorher. Für Empfang und Aufbau sollten zusätzlich Funkgeräte und Handlampen bereitliegen.
Bestelle Catering und Getränke erst nach der Anmeldeauswertung. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und prüfe Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Warmhaltebehälter am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Motorradmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Ausstellerplanung. Genehmigungen, Versicherungsdaten und Reservierungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin geprüft sein.
Wann verschickt man Einladungen für eine Motorradmesse?: Versende die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Eine erste Anmeldeauswertung nach 14 Tagen zeigt, wie viele Standflächen, Sitzplätze und Cateringportionen du einplanen musst.
Was muss am Tag der Motorradmesse zuerst passieren?: Öffne die Location zuerst für Technik und Aussteller, sperre danach die Lade- und Entladezone ab und baue den Empfangstresen auf. Rechne für Stromcheck, Beschilderung und Standkontrolle mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein.
Wie viele Stromanschlüsse braucht eine Motorradmesse?: Plane mindestens einen geprüften Anschluss pro technisch ausgestatteter Standfläche und zusätzlich einen getrennten Anschluss für Empfang und Catering ein. Die genaue Zahl hängt von Standgröße und Geräten ab; kläre sie spätestens 14 Tage vorher mit den Standbetreibern.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.