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Checklist pour organiser un salon de la culture pop

Un salon de la culture pop demande de coordonner les exposants, les ateliers, les visiteurs et l’aménagement de la salle dans le bon ordre. Commence par fixer la date, les horaires, la capacité d’accueil et le plan des espaces, puis organise les inscriptions et le programme. Les dernières heures servent surtout à tester les paiements, installer la signalétique, refroidir les boissons et répartir le matériel par zone. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 94 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Définir le lieu et l’agencement de la salle

    2 personnes

  • Déterminer la capacité de participants

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Recenser les ateliers

    2 personnes

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Élaborer le plan

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Commander les bracelets et les billets

  • Concevoir les panneaux du programme

  • Concevoir la signalétique

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Prévoir de l’argent liquide

  • Tester les terminaux de paiement

    2 personnes

  • Rassembler le matériel promotionnel

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Trier le matériel par zone

    3 personnes

  • Préparer le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Informer les exposants

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Installer les parois des stands

    4 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Raccorder l'éclairage et l'alimentation

    2 personnes

  • Installer les tables d’atelier

    3 personnes

  • Installer les comptoirs de vente

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Remettre les badges aux exposants

    2 personnes

  • Tester la technique des ateliers

    2 personnes

  • Tenir le comptoir d'accueil

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les bracelets

    2 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Orienter les visiteurs vers les stands

    2 personnes

  • Encadrer les ateliers

    3 personnes

  • Encadrer le concours de cosplay

    3 personnes

  • Encadrer les présentations hors scène

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Vérifier les stocks

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Fermer l'entrée

    2 personnes

Suivi

  • Faire le check-out des exposants

    3 personnes

  • Rassembler les objets perdus

    2 personnes

  • Démonter le matériel de stand

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de standqté 30
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaisesqté 80
  • Tabourets de barqté 8
  • Nappesqté 35
  • Panneaux de standqté 12
  • Présentoirs à dépliantsqté 8
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Caisses de rangementqté 20
  • Banquettes d’attenteqté 4
  • Paravents de vestiaireqté 4
  • Housses à vêtementsqté 30
  • Présentoirsqté 8
  • Tabouretsqté 12

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Tablettesqté 2
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Câbles de rechargeqté 10
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Caissesqté 3
  • Imprimante d'étiquettes
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Batteries externesqté 4
  • Clés USBqté 4
  • Casques audioqté 4
  • Webcam
  • Mégaphones manuelsqté 2
  • Minuteriesqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

  • Affiches de culture popqté 20
  • Décoration thématiqueqté 30
  • Ballonsqté 100
  • Ruban pour ballonsqté 2
  • Décoration de tableqté 20
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Panneaux numérotés des standsqté 30
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Serre-câblesqté 100
  • Ruban gafferqté 6
  • Panneaux d’informationqté 6
  • Porte-affichesqté 20
  • Panneaux en ardoiseqté 8
  • Pots à stylosqté 10
  • Lanyardsqté 100
  • Porte-badgesqté 100

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafesqté 8
  • Petits bolsqté 20
  • Petites cuillères à caféqté 60

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Couteaux de découpeqté 4
  • Verres doseursqté 4
  • Carafes de serviceqté 6
  • Conteneurs alimentairesqté 12

Catering

  • Courses
  • Distributeurs d'eauqté 2
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Assiettes de buffetqté 6
  • Réfrigérateursqté 2
  • Pains de glaceqté 24
  • Pichets à caféqté 6
  • Théièresqté 4
  • Sucriersqté 6
  • Pichets à laitqté 6
  • Boîtes à biscuitsqté 8
  • Pinces pour amuse-bouchesqté 8
  • Étiquettes pour allergènesqté 100

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Bacs de tri des déchetsqté 4
  • Balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 4
  • Chariots de ménageqté 2
  • Stations de gel hydroalcooliqueqté 8

Conseils

  • Fixe la capacité avant d’ouvrir les inscriptions : elle détermine le nombre de billets, de badges, de bracelets et la disposition des stands. Prévois aussi une circulation claire entre les tables d’exposants, les ateliers et les espaces de projection.
  • Confirme les exposants avant de finaliser le plan. Demande à chacun ses besoins en table, chaise, alimentation électrique et espace supplémentaire, puis attribue les emplacements avant d’imprimer les panneaux numérotés.
  • Publie le programme dès que les ateliers, les horaires et les réservations sont confirmés. Prépare les panneaux du programme et la signalétique au moins 48 heures avant l’ouverture afin de pouvoir corriger une erreur d’horaire.
  • Teste les terminaux de paiement, les ordinateurs, le vidéoprojecteur, les enceintes et les microphones la veille. Charge également les tablettes et les câbles de recharge ; une multiprise ou une rallonge manquante peut bloquer tout un stand.
  • Ne garde pas les achats et le tri du matériel pour le matin même. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et regroupe les fournitures par zone — accueil, stands, ateliers et technique — pour réduire l’installation sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la culture pop ?
Prévois au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, confirmer les ateliers et construire le programme. Garde les 48 dernières heures pour les impressions, les tests techniques et le tri du matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la culture pop ?
Confirme les exposants dès que les inscriptions principales sont traitées, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu pourras alors attribuer les emplacements, préparer les badges et vérifier les besoins électriques.
Quand publier le programme d’un salon de la culture pop ?
Publie une première version 2 à 3 semaines avant l’ouverture, puis verrouille les horaires au plus tard 48 heures avant. Ce délai laisse le temps d’imprimer les panneaux et de mettre à jour les informations en ligne.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la culture pop ?
La veille, teste les terminaux de paiement, les équipements audio et vidéo, les rallonges et les câbles de recharge. Prépare aussi les badges, la caisse, les panneaux, les boissons refroidies et les fournitures classées par zone.

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