Checklist pour organiser un salon de bandes dessinées
Un salon de bandes dessinées repose sur une préparation précise, surtout pour l’accueil des exposants et la circulation entre les stands. Cette checklist couvre les réservations, les inscriptions, le plan de salle, le paiement des entrées et l’installation du lieu. Prépare les éléments imprimés et le matériel plusieurs jours à l’avance : badges, numéros de stands, affiches, rallonges et moyens de paiement sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Le jour J, garde une personne disponible à l’entrée pendant toute l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Créer le plan des stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Recueillir les besoins alimentaires
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
Préparer les frais d’entrée
Imprimer la liste des exposants
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer le sol de la salle
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les badges aux exposants
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les exposants de la fermeture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 40
- Bureau d’accueil
- Tabouretsqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimantes d’étiquettes
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Affiches de personnages de dessin animéqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Panneaux numérotés des standsqté 30
- Badges nominatifsqté 80
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneaux d’affichageqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pincesqté 6
- Pains de glaceqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 4
- Aspirateursqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et les horaires avant de contacter les exposants, puis demande une confirmation définitive au moins 2 semaines avant le salon. Cela te laisse le temps de finaliser le plan des stands et la liste imprimée.
- Prévois le plan de salle avant d’installer les tables : attribue un numéro à chaque stand et garde une zone libre pour l’accueil, le café et les déplacements. Un plan affiché à l’entrée évite de répondre plusieurs fois aux mêmes questions.
- Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Imprime ensuite la liste des exposants, prépare les badges nominatifs et vérifie les éventuelles corrections avant l’ouverture.
- Teste les terminaux de paiement, les caisses à monnaie et les rallonges la veille. Prépare aussi le montant de départ des caisses, car chercher de la monnaie pendant les premières entrées ralentit immédiatement l’accueil.
- Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et installe le point café avec tasses, gobelets, thermos et carafes d’eau. Ouvre le lieu assez tôt pour libérer le sol, installer les tables et les chaises, puis placer les panneaux et la décoration sans gêner les exposants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de bandes dessinées ?
- Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et diffuser l’affiche. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer les documents et vérifier le matériel.
- Quand confirmer les exposants d’un salon de bandes dessinées ?
- Demande une confirmation définitive environ 2 semaines avant l’événement. Tu pourras alors créer le plan des stands, attribuer les numéros et imprimer une liste fiable des exposants.
- Que faut-il préparer à l’entrée d’un salon de bandes dessinées ?
- Prépare le bureau d’accueil, les badges, la liste des exposants, les panneaux indicateurs et le moyen de paiement choisi. Fais un test complet au moins 24 heures avant, avec les terminaux de paiement et les caisses à monnaie.
- À quelle heure installer la salle le jour du salon ?
- Commence l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Ce délai permet de libérer le sol, placer les tables et les chaises, installer les numéros de stands, refroidir les boissons et mettre en place le comptoir d’entrée.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !