Checklist pour organiser une réunion de famille

Une réunion de famille demande plus qu’une date et un repas partagé. Cette checklist de 79 tâches vous guide dans l’ordre : invitations, besoins alimentaires, enfants, achats, installation et accueil sur place. Elle recense aussi 64 fournitures, du mobilier aux ustensiles de service. Les détails souvent oubliés, comme les badges nominatifs, les allergènes séparés, les clés du lieu ou les glacières, sont intégrés au bon moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les enfants et les âges
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les photos de famille
2 personnes
Préparer le mur photo
2 personnes
Composer la playlist
Préparer les activités de jeu
2 personnes
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Organiser les clés et l’accès
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Portionner le dessert
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prendre des photos de famille
2 personnes
Recueillir des histoires de famille
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer le tour de jeu
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les plats du buffet
3 personnes
Attribuer les plats diététiques
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Fournir la musique
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Coussins de chaiseqté 40
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes creusesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verresqté 160
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Badges nominatifsqté 90
Marqueursqté 12
Mur photo
Housses photoqté 40
Décorations de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Frisbeesqté 3
Corde de tir à la corde
Sets de badmintonqté 2
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez un délai d’au moins 3 semaines pour recueillir les réponses, les allergies et l’âge des enfants.
Arrêtez la liste définitive des invités quelques jours avant les courses. Elle sert à ajuster les quantités de vaisselle, de boissons, de chaises et de nourriture.
Préparez séparément les produits non périssables et les produits réfrigérés : mettez ces derniers au frais dès le retour des courses et remplissez les glacières le jour de la réunion.
Ne laissez pas l’accueil au hasard : écrivez les badges, imprimez la liste des contacts et organisez les clés et l’accès avant l’ouverture du lieu.
Prévoyez une installation en deux temps : contrôlez le site à l’arrivée, puis montez les tentes, les tables et le buffet avant de sortir les plats et les boissons.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de famille ?: Envoyez-les idéalement 3 à 6 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite au moins 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et finaliser les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion de famille ?: Comptez généralement 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités si des tentes, des tables, des chaises et un buffet sont à monter. Ajoutez du temps si le lieu doit être ouvert, contrôlé ou réorganisé.
Quand faire les courses pour une réunion de famille ?: Achetez les produits non périssables 2 à 5 jours à l’avance. Faites les achats réfrigérés la veille ou le jour même, puis stockez-les immédiatement au frais.
Comment gérer les allergies pendant une réunion de famille ?: Recueillez les informations au moment des inscriptions et vérifiez-les avec la liste définitive. Marquez les allergènes séparément et gardez les plats concernés identifiables pendant tout le service.

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