Familienfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Familienfest wird übersichtlich, wenn du die Planung in feste Abschnitte teilst: zuerst Termin, Ort und Gäste, danach Essen, Ausstattung und Programm. Erfasse früh Allergien, Ernährungswünsche sowie Kinder und Altersgruppen, damit beim Einkauf und bei den Aktivitäten nichts fehlt. Kurz vor dem Fest prüfst du Wetter, Anmeldung und Kühlung. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Aufbauplan, beschriftete Speisen und eine gedruckte Kontaktliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kinder und Altersgruppen erfassen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Reservierung der Location bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Namensschilder schreiben
2 Personen
Familienfotos zusammenstellen
2 Personen
Fotowand vorbereiten
2 Personen
Musikliste zusammenstellen
Spielaktivitäten vorbereiten
2 Personen
Allergene separat kennzeichnen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Schlüssel und Zugang organisieren
Location öffnen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Salate vorbereiten
3 Personen
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
Dessert portionieren
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Spielmaterialien bereitlegen
2 Personen
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Familienfotos machen
2 Personen
Familiengeschichten sammeln
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Spielrunde betreuen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffetgerichte auffüllen
3 Personen
Diätgerichte zuweisen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Musik organisieren
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Spielmaterial aufräumen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
StuhlkissenAnz. 40
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 100
Tiefe TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 160
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
NamensschilderAnz. 90
StifteAnz. 12
Fotowand
FotoabdeckungenAnz. 40
TischdekorationenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
FrisbeesAnz. 3
Tauziehseil
BadmintonsätzeAnz. 2
SpielkartenAnz. 6
BrettspieleAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
SpülbürstenAnz. 3
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor dem Fest fest. Erst dann lassen sich Geschirr, Sitzplätze und Mengen für Buffet, Getränke und Dessert zuverlässig prüfen.
Erfasse Allergien und Ernährungswünsche nicht nur in der Gästeliste, sondern kennzeichne betroffene Speisen separat. So bleibt auch am Buffet klar, was zusammengehört und was nicht.
Plane für Kinder mindestens eine eigene Aktivität und einen erreichbaren Bereich ein. Berücksichtige dabei die Altersgruppen, statt ein einziges Spiel für alle vorzubereiten.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere, ob Partyzelte, Tische und Stühle vollständig vor Ort sind. Bei einem Außenfest sollte der Aufbau auch bei wechselhaftem Wetter funktionieren.
Kühle verderbliche Lebensmittel sofort nach dem Einkauf und fülle Kühlboxen erst kurz vor dem Aufbau. Namensschilder, Fotowand, Musikliste und Kontaktliste sollten am Vortag fertig sein, damit morgens nur noch aufgebaut werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Familienfest einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Fest, damit du die endgültige Gästeliste und den Einkauf planen kannst.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Familienfest?: Rechne im ersten Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Für Kinder und Erwachsene solltest du die Mengen getrennt planen und Wasser durchgehend bereitstellen.
Wann sollte ich das Essen für ein Familienfest einkaufen?: Haltbare Lebensmittel kannst du 3 bis 5 Tage vorher besorgen. Kühlprodukte kaufst du am besten am Vortag und lagerst sie sofort gekühlt; empfindliche Speisen bereitest du möglichst am Veranstaltungstag zu.
Was muss ich am Tag des Familienfests zuerst erledigen?: Öffne die Location zuerst, kontrolliere Gelände, Zugang und Schlüssel und baue danach Zelte, Tische und Sitzplätze auf. Rechne für diesen Grundaufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein, bevor Buffet und Dekoration folgen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.