Checklist para organizar una reunión familiar sin olvidos

Una reunión familiar reúne edades, horarios y necesidades muy distintas, así que conviene organizarla por etapas. Esta checklist te guía desde la elección de la fecha y el lugar hasta la apertura del recinto y el montaje de las carpas. Incluye confirmaciones de asistencia, preferencias alimentarias, edades de los niños, compras, menaje, actividades y acceso. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: la lista definitiva, las bebidas frías, los nombres de los invitados y la previsión del tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar niños y edades
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar la reserva del recinto
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Recopilar fotos familiares
2 personas
Preparar el photocall
2 personas
Elaborar la lista de canciones
Preparar las actividades de juegos
2 personas
Marcar los alérgenos por separado
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Gestionar llaves y acceso
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
Porcionar el postre
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Preparar el material de juego
2 personas
Probar la música y la iluminación
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Hacer fotos familiares
2 personas
Recopilar historias familiares
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Coordinar la ronda del juego
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer los platos del bufé
3 personas
Asignar los platos de dieta
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
3 personas
Proporcionar la música
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Comprobar los baños periódicamente
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el material del juego
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8
Cojines para sillascant. 40
Percheroscant. 2

Vajilla

Platoscant. 100
Platos hondoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarrascant. 6
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables de cargacant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 90
Rotuladorescant. 12
Photowall
Fundas para fotoscant. 40
Decoraciones de mesacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 2
Frisbeescant. 3
Cuerda para tira y afloja
Sets de bádmintoncant. 2
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 3
Escobas de manocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Hasta entonces, registra por separado las inscripciones, las edades de los niños y las preferencias o alergias alimentarias para calcular mesas, sillas y comida.
Comprueba la previsión del tiempo 48 horas antes y vuelve a revisarla la víspera. Si el encuentro es al aire libre, confirma las carpas, el acceso al recinto y el montaje antes de que llegue la familia.
Haz la compra de productos no perecederos con varios días de margen y refrigera los productos frescos el día anterior. Llena las neveras portátiles justo antes de salir para que las bebidas lleguen frías.
Prepara las tarjetas con nombres, las fotos familiares y el photocall antes del día del encuentro. Las actividades y la lista de canciones también deben quedar listas con antelación, especialmente si participan niños de distintas edades.
Imprime la lista de contactos y deja por escrito quién tiene las llaves y quién abre el lugar. Inspecciona el recinto al llegar y comprueba primero mesas, sillas, buffet, menaje y zonas de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar e invitados. Deja la confirmación final, la compra y la revisión del recinto para la última semana.
¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados de una reunión familiar?: Ciérrala aproximadamente 7 días antes del encuentro. Así puedes ajustar la comida, las sillas, las tarjetas de nombre y las necesidades de los niños.
¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?: Compra los productos de larga duración con varios días de margen y guarda los refrigerados el día anterior. Enfría las bebidas y llena las neveras portátiles el mismo día, antes de la llegada de los invitados.
¿Qué hay que revisar el día antes de una reunión familiar?: Revisa la reserva del recinto, la previsión del tiempo, las llaves y el acceso. Comprueba también la lista de la compra, las alergias separadas, las actividades, la música y el material para montar las carpas.

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