Checklist pour organiser un repas partagé
Un repas partagé se prépare surtout dans le bon ordre. Commence par réserver la salle, définir le menu et recueillir les informations alimentaires avant de répartir les contributions. La semaine précédente, confirme le nombre de participants, les bénévoles et le matériel emprunté. Le jour J, prévois du temps pour refroidir les boissons, préparer les plats, étiqueter les aliments et installer les tables avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le menu et les portions
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer le nombre de participants
Établir la liste de courses
2 personnes
Confirmer les articles empruntés
Établir le plan de salle et la disposition des tables
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les étiquettes alimentaires
Faire les courses
3 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver et couper les légumes
4 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer un plat de pâtes
4 personnes
Composer les salades
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Portionner le dessert
2 personnes
Mettre les repas spéciaux à part
2 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Mettre en place le buffet et les étiquettes alimentaires
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accueillir les participants et présenter les règles de la maison
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir les plats
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Passer la serpillière et fermer le lieu
3 personnes
Préparer les affaires
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Bol à soupeqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Couvertsqté 60
- Verres à boireqté 70
- Tasses à caféqté 50
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Grandes marmitesqté 4
- Poêlesqté 3
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Mesures à verserqté 4
- Conteneurs alimentairesqté 20
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Glacièresqté 4
Décoration
- Nappesqté 10
- Badges nominatifsqté 60
- Cartes de menuqté 6
- Étiquettes alimentairesqté 20
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Nettoyage
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Égouttoirsqté 3
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date limite d’inscription au moins 7 jours avant le repas. Tu auras ainsi le temps de confirmer le nombre de portions, les besoins alimentaires et les plats spéciaux.
- Prévois les quantités à partir du nombre confirmé de participants, puis ajoute une petite marge pour le pain, les salades et le dessert. Fais les courses non périssables avant les produits frais.
- Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance : les glacières et les réfrigérateurs se remplissent vite. Garde les repas spéciaux à part dès leur préparation pour éviter les mélanges.
- Étiquette chaque plat avec son nom et les principaux allergènes avant de mettre le buffet en place. Cette étape est souvent oubliée quand les plats arrivent au dernier moment.
- Réserve au moins 90 minutes avant l’accueil pour ouvrir la salle, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, placer les assiettes et vérifier les branchements des machines à café et bouilloires.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un repas partagé ?
- Prévois au minimum 2 à 3 semaines. Réserve le lieu et envoie les invitations dès le départ, puis ferme les inscriptions environ 7 jours avant le repas pour établir les quantités et la liste de courses.
- Quelle quantité prévoir par personne pour un repas partagé ?
- Calcule une portion complète par participant pour le plat principal, puis prévois une marge d’environ 10 % pour les accompagnements, le pain et le dessert. Ajuste les quantités après confirmation définitive des inscriptions.
- Quand préparer les plats d’un repas partagé ?
- Prépare la soupe, les pâtes et les salades le jour même lorsque c’est possible. Coupe les légumes et prépare les éléments froids quelques heures avant, puis garde les plats chauds dans des contenants adaptés jusqu’au service.
- Que faut-il installer avant l’arrivée des invités ?
- Installe les tables, les chaises et le buffet au moins 90 minutes avant. Place ensuite la vaisselle, les couverts, les verres, les étiquettes alimentaires, les badges nominatifs et les boissons refroidies.
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