Organiser un repas de quartier sans rien oublier

Un repas de quartier demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les bénévoles, le menu et le matériel. Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations et l’assurance avant d’inviter les habitants. Les besoins alimentaires doivent être recueillis assez tôt pour adapter le menu et le plan de table. Cette checklist suit l’organisation jusqu’aux courses, aux livraisons et au stockage des produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le concept de repas
3 personnes
Établir le budget
2 personnes
Faire la réservation du lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher l’affiche du quartier
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des régimes alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Noter le menu et les allergènes
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Vérifier l’espace de réfrigération
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Planifier l'itinéraire pour les courses
Vérifier le stock de produits non périssables
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Stocker les provisions au frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
4 personnes
Préparer le dessert
3 personnes
Préparer le pain et les tartinades
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Imprimer la répartition des bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les clés du lieu
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Dresser les tables
5 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Remettre les plats à température
4 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Enregistrer la présence
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer la table des enfants
2 personnes
Distribuer le matériel d'activité
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Remettre les tables
4 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir les repas
6 personnes
Ravitailer les portions végétariennes
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Servir à nouveau le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Balayer et laver le sol
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes
2 personnes
Remettre en place les conteneurs à déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message aux invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 120
Carafes d’eauqté 12
Pichets à caféqté 6
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Pince de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Louchesqté 8
Planches en mousseqté 4
Plaques de cuisson en aluminiumqté 6
Casserolesqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 8
Thermosqté 8

Équipement

Plaques de cuissonqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Enceinte Bluetooth
Microphone
Ordinateur portable

Décoration

Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Cartes de menuqté 12
Cartes allergènesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de tableqté 12
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 4
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Serviettesqté 24
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lance les invitations au moins 3 semaines avant le repas et fixe une date limite d’inscription 7 jours avant, afin de connaître le nombre de convives et les régimes alimentaires.
Prévois une personne référente pour les inscriptions et une autre pour les bénévoles : une équipe de 4 à 6 personnes suffit généralement pour répartir l’accueil, le service et le rangement.
Note les allergènes avec le menu, puis mets à jour la liste des régimes alimentaires jusqu’à la clôture des inscriptions. Garde cette liste à la table d’accueil le jour du repas.
Compte la vaisselle par personne et ajoute environ 10 % de réserve : assiettes, verres, couverts et tasses sont souvent les premiers éléments manquants lorsque le nombre de participants augmente.
Vérifie l’espace de réfrigération au moins 48 heures avant les courses. Les produits frais doivent être récupérés séparément, stockés au froid dès leur arrivée et associés à un itinéraire de courses réaliste.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un repas de quartier ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions 7 jours avant afin de finaliser le menu, les quantités, les régimes alimentaires et le plan de table.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un repas de quartier ?: Prévois 4 à 6 bénévoles pour un repas de quartier de taille courante. Répartis les rôles au moins 10 jours avant : accueil, installation, service, suivi du buffet et rangement.
Quand faire les courses pour un repas de quartier ?: Achète les produits non périssables 2 à 3 jours avant et récupère les produits frais le jour même ou la veille. Vérifie l’espace disponible au réfrigérateur au moins 48 heures à l’avance.
Combien de vaisselle prévoir par personne ?: Prévois au minimum une assiette, un verre, une fourchette, un couteau et une cuillère par personne, avec environ 10 % de réserve. Ajoute les assiettes à dessert, les tasses et les couverts adaptés au menu.

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