Checklist pour organiser un repas de quartier

Un repas de quartier se prépare surtout dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis recueillez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de fixer les portions et les bénévoles. Les dernières 48 heures servent aux courses, à la préparation des produits frais et au refroidissement des boissons. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, dresser le buffet et identifier les régimes alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
Distribuer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Définir le menu et les portions
2 personnes
Réserver la cuisine
Réserver la vaisselle et les tables
Établir la liste définitive des invités
Préparer les étiquettes de régime
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
4 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer le plat principal
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Portionner le dessert
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre en place les étiquettes nom et régime alimentaire
2 personnes
Mettre en place la zone d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Bol à soupeqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Cuillères à caféqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Passoiresqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Marmites à soupeqté 3
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plaques de cuissonqté 3
Rallongesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Cartes de menuqté 8
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant le repas et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant, afin d’établir la liste définitive des invités.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription. Préparez ensuite des étiquettes visibles pour chaque plat et chaque personne concernée.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : courses, découpe des légumes, préparation de la soupe, installation, service et rangement.
Faites les courses non périssables 3 à 5 jours avant, puis achetez les produits frais 1 à 2 jours avant. Réfrigérez-les dès leur arrivée et mettez les boissons au frais la veille.
Vérifiez la vaisselle avant l’installation : prévoyez une assiette, un verre, une tasse, un couteau, une fourchette et une cuillère par invité, plus environ 10 % de réserve.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un repas de quartier ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant, pour pouvoir confirmer le nombre de portions et répartir les bénévoles.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un repas de quartier ?: Comptez 3 à 4 semaines pour organiser sereinement un repas de quartier. Gardez les 2 derniers jours pour les courses fraîches et la préparation, puis prévoyez au moins 2 heures le jour même pour installer les tables et le buffet.
Combien de vaisselle prévoir par personne ?: Prévoyez une pièce de chaque élément nécessaire par invité, avec 10 % de vaisselle supplémentaire. Pour 40 personnes, cela représente par exemple 44 assiettes, 44 verres et 44 couverts, hors matériel de service.
Quand préparer la soupe, les salades et le dessert ?: Préparez la soupe et le plat principal le jour du repas, selon leur temps de cuisson et de réchauffage. Lavez et découpez les légumes la veille, et portionnez le dessert quelques heures avant le début pour éviter les manipulations au moment du service.

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