Checklist pour organiser un relais aux flambeaux

Un relais aux flambeaux se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de la sécurité et de l’accueil des participants. Commencez par définir le départ, l’arrivée et l’itinéraire avant de demander les autorisations et les mesures de circulation. Les inscriptions, les bénévoles, le balisage et le matériel doivent ensuite être coordonnés avec un calendrier précis. Cette checklist réunit 62 tâches et 50 fournitures pour ne pas découvrir la veille qu’il manque des torches, des gilets ou un moyen de communication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire et le lieu de départ
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Réserver la zone de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les torches et le combustible
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Mettre en place les postes de parcours
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer les torches en toute sécurité
2 personnes
Placer les extincteurs
2 personnes
Vérifier les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer les flambeaux
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Allumer les torches
4 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
Accompagner les participants
6 personnes
Gérer la circulation aux postes du parcours
6 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Éteindre les torches
4 personnes
Remercier les participants
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les torches en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Matériel de sport

Torchesqté 180
Fusées de réserveqté 20
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Flèches de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Rubansqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Chronomètresqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Enceinte Bluetooth
Caisse avec tiroir-caisse

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 10
Lampes frontalesqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets pour les signaleursqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Carafesqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire et le lieu de départ au moins 8 semaines avant l’événement : les autorisations et les mesures de circulation peuvent prendre plusieurs semaines.
Prévoyez un responsable par poste de parcours et distribuez les consignes aux bénévoles au plus tard 7 jours avant le relais. Le jour même, faites un briefing avant l’ouverture du départ.
Contrôlez les torches et le combustible 48 heures avant, puis préparez quelques fusées de réserve. Une vérification anticipée laisse le temps de remplacer le matériel défectueux.
Installez le balisage du départ et de l’arrivée avant l’accueil des participants : flèches, cônes, barrières, rubans et gilets réfléchissants doivent être visibles dès la tombée du jour.
Consultez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant. Gardez les tentes, les rallonges, les multiprises et les stations de recharge accessibles pour l’accueil et le briefing.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais aux flambeaux ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de définir le parcours, obtenir les autorisations, organiser la circulation et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
Quand demander les autorisations pour un relais aux flambeaux ?: Déposez les demandes au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ajoutez le parcours, les horaires, les mesures de sécurité et les besoins éventuels en circulation.
Quand préparer le matériel d’un relais aux flambeaux ?: Rassemblez le matériel 48 heures avant et vérifiez les torches, le combustible, le balisage et les moyens de communication. Préparez les dossards, bracelets et panneaux la veille.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais aux flambeaux ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et des croisements, mais attribuez au minimum un responsable par poste et une équipe séparée pour le départ et l’arrivée. Finalisez la répartition 7 jours avant, puis confirmez-la le jour précédent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.