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Fackellauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fackellauf braucht mehr Vorbereitung als eine gewöhnliche Laufveranstaltung: Strecke, Verkehrsmaßnahmen, Brandschutz und Helfer müssen zusammenpassen. Lege zuerst Start, Ziel und Route fest und beantrage Genehmigungen frühzeitig. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerinformationen und die Einteilung der Routenposten. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Aufbau, geprüfte Fackeln, sichtbare Wegweiser und ein kurzes Briefing für alle Freiwilligen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Startort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • Start- und Zielbereich reservieren

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Teilnehmerliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Routenposten einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Fackeln und Brennstoff prüfen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Startnummern und Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Volunteer-Briefing vorbereiten

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Start- und Zielbereich absperren

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Streckenposten einrichten

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Fackeln sicher bereitlegen

    2 Personen

  • Feuerlöscher aufstellen

    2 Personen

  • Anmeldungen prüfen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Fackeln austeilen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Teilnehmerbriefing geben

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen geben

    2 Personen

  • Fackeln anzünden

    4 Personen

  • Startsignal geben

    2 Personen

  • Streckenposten besetzen

    10 Personen

  • Teilnehmende betreuen

    6 Personen

  • Verkehr an den Streckenposten regeln

    6 Personen

  • Zielerfassung führen

    3 Personen

  • Wasser verteilen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Fackeln löschen

    4 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Absperrungen entfernen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Fackeln sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • Registrierungstheke
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12

Sportmaterial

  • FackelnAnz. 180
  • ErsatzfackelnAnz. 20
  • StartnummernAnz. 180
  • StartnummernbänderAnz. 180
  • WegweiserAnz. 40
  • VerkehrskegelAnz. 40
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • BänderAnz. 10
  • WarnwestenAnz. 20
  • StoppuhrenAnz. 4

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 12
  • Megafon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadestationenAnz. 2
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Kasse mit Wechselgeldkasse

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 10
  • StirnlampenAnz. 12

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 4
  • LöschdeckenAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • NotfalldeckenAnz. 20
  • Warnwesten für VerkehrspostenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. Kläre dabei auch, welche Straßen gesperrt oder durch Verkehrskegel und Absperrgitter gesichert werden müssen.
  • Prüfe die Route mindestens 2 Wochen vorher bei Tageslicht und erneut am Veranstaltungstag. Markiere unübersichtliche Stellen, Kreuzungen und den Standort jedes Routenpostens eindeutig.
  • Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Start. Nenne Treffpunkt, Startzeit, Streckenlänge, Kleidung, Regeln für die Fackeln und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
  • Plane Ersatzfackeln und Brennstoff nicht erst für den Aufbau ein. Prüfe die gesamte Fackelmenge am Vortag und halte zusätzliche Fackeln, Feuerlöschmittel und eine verantwortliche Aufsicht am Start bereit.
  • Setze für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Start an. Zelte, Registrierungstheke, Startnummern, Wegweiser, Beleuchtung, Funkgeräte und das Volunteer-Briefing sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackellauf anmelden?
Beginne 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen. Für eine öffentliche Strecke können zusätzliche Abstimmungen nötig sein, deshalb solltest du nicht bis zur letzten Woche warten.
Wie viele Helfer braucht ein Fackellauf?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Start und Ziel sowie je einen Routenposten an jeder kritischen Kreuzung oder Abzweigung ein. Ergänze 2 bis 3 Personen für Registrierung, Material und spontane Hilfe.
Wann soll die Fackellauf-Route kontrolliert werden?
Kontrolliere die Strecke spätestens 2 Wochen vor dem Lauf und führe am Veranstaltungstag eine letzte Begehung durch. Prüfe dabei Wegweiser, Absperrungen, Beleuchtung, Funkkontakt und mögliche Gefahrenstellen.
Wann müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?
Versende alle Angaben 5 bis 7 Tage vor dem Fackellauf. Bei Änderungen durch Wetter, Route oder Verkehr solltest du spätestens 24 Stunden vorher ein aktualisiertes Schreiben senden.

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