Fakkelloop organiseren: checklist en planning

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg route en startlocatie eerst vast en controleer daarna de route op kruisingen, donkere stukken en plekken waar verkeersmaatregelen nodig zijn. Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan; houd hiervoor minimaal 6 tot 8 weken aan als praktische planning.
• Wijs per routepost minimaal één vrijwilliger aan en geef de briefing uiterlijk 24 uur voor de loop. Deel portofoons, reflecterende hesjes, routepijlen en verkeerskegels vooraf per post uit, zodat er op locatie niets meer hoeft te worden uitgezocht.
• Controleer fakkels én reservefakkels vóór het evenement en bewaar brandstof volgens de voorschriften op een afgesproken plek. Leg startnummers, startnummerbanden en polsbandjes per deelnemersgroep klaar bij de registratiebalie.
• Plan de opbouw achteruit vanaf de start: reken op ongeveer 2 uur voor tenten, tafels, afzethekken, routepijlen en verlichting. Open de locatie eerst, zet daarna het start- en finishgebied af en plaats pas vervolgens de registratie- en cateringopstelling.
• Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met starttijd, route, kledingadvies en veiligheidsregels. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de loop en pas de briefing, verlichting en kledingvoorraad daarop aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fakkelloop organiseren?

Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met route, startlocatie, vergunningen en verkeersmaatregelen. Open de inschrijving daarna en plan de definitieve vrijwilligersindeling ongeveer 2 weken voor de loop.

Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fakkelloop?

Plan minimaal één vrijwilliger per routepost, plus aparte mensen voor registratie, start en finish, catering en een coördinator. Bij een route met 6 posten kom je daardoor al snel uit op ongeveer 12 tot 15 vrijwilligers.

Wanneer zet je routepijlen en afzethekken voor een fakkelloop?

Plaats routepijlen, verkeerskegels en afzethekken op de evenementdag, nadat de locatie is geopend en vóór deelnemers arriveren. Reken voor een gemiddelde route op minimaal 1 tot 2 uur, afhankelijk van het aantal kruisingen en routeposten.

Hoeveel reservefakkels heb ik nodig?

Houd minimaal 10 procent reservefakkels aan bovenop het aantal deelnemers; bij 100 deelnemers zijn dat dus minstens 10 extra fakkels. Controleer ook de brandstof en leg reserves bij de start of een aangewezen routepost klaar.