Checklist pour organiser une randonnée du club de marche

Une randonnée de club réussie se prépare autant sur le terrain qu’au point de départ. Commencez par sécuriser l’itinéraire, prévoir une solution de repli et réserver l’accueil ainsi que la restauration. Les inscriptions servent ensuite à connaître le nombre de marcheurs, leurs besoins alimentaires et les contacts à prévenir en cas d’urgence. Cette checklist vous aide à organiser les démarches dans le bon ordre, jusqu’au balisage, au briefing et au contrôle du matériel le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver la restauration pour la randonnée
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les informations sur le parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les contacts d'urgence
Répartir les bénévoles
2 personnes
Désigner les accompagnateurs de randonnée
2 personnes
Marquer les points de circulation
2 personnes
Déterminer les points de pause sur l'itinéraire
2 personnes
Déterminer les points d’eau
2 personnes
Élaborer un scénario météo
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Communiquer les horaires de départ
Créer les plans d’accès
2 personnes
Imprimer les cartes des participants
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Préparer les badges nominaux
Vérifier le matériel de premiers secours
Tester les moyens de communication
2 personnes
Tester l’éclairage
Vérifier le stock de vaisselle
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Aménager des points de repos
3 personnes
Installer les points d'eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir les repas
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes de marche
4 personnes
Enregistrer les participants restés sur place
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Soutenir les participants en cours de route
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Cocher les marcheurs à venir
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Accueillir les derniers randonneurs
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Vider les points de repos
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Stocker le matériel au sec et au complet
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ramasser les flèches de signalisation et les déchets
3 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 70
Saladiers de serviceqté 8
Louchesqté 8
Mugs isothermesqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6

Matériel de sport

Cartes d'itinéraireqté 70
Flèches de directionqté 50
Poteaux de parcoursqté 25
Gilets réfléchissantsqté 12
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Chronomètresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Ponchos de pluieqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Lampes frontalesqté 12

Décoration

Étiquettes nominativesqté 70
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 4
Carafes d’eauqté 10
Thermos isothermesqté 6
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire au moins 3 semaines avant la randonnée et notez les passages sensibles, les points de pause et les points d’eau. Préparez aussi un parcours alternatif avant d’ouvrir les inscriptions.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant le départ afin de confirmer la restauration, les cartes et la répartition des accompagnateurs. Demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire.
Communiquez une heure de rendez-vous précise, l’heure réelle de départ et le lieu d’arrivée au moins 72 heures à l’avance. Ajoutez un plan d’accès et les coordonnées d’un responsable joignable.
Répartissez les bénévoles par rôle avant la veille : accueil, accompagnement, balisage, ravitaillement et sécurité. Prévoyez des talkies-walkies pour les groupes éloignés et un mégaphone pour les consignes au départ.
Contrôlez le matériel de premiers secours, les couvertures de survie, les gilets réfléchissants et les ponchos la veille. Installez les flèches et les poteaux de parcours suffisamment tôt pour laisser le temps de corriger un balisage manquant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de club ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de valider le parcours, vérifier les autorisations, réserver le départ et l’arrivée, lancer les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une randonnée ?: Ouvrez-les environ 3 semaines avant la date prévue et clôturez-les 5 à 7 jours avant le départ. Vous aurez ainsi un nombre fiable de participants pour la restauration et le matériel.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une randonnée ?: Préparez un itinéraire vérifié, un parcours alternatif, des points de pause, des points d’eau et un scénario météo. Enregistrez aussi les contacts d’urgence et contrôlez les trousses de premiers secours la veille.
Quand communiquer les horaires et l’accès aux participants ?: Envoyez les horaires de départ, le lieu de rendez-vous et le plan d’accès au moins 72 heures avant la randonnée. Renvoyez un rappel la veille avec les éventuelles consignes météo ou modifications du parcours.

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