Wanderclub-Tour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Wanderclub-Tour steht und fällt mit einer sicheren Strecke, klaren Treffpunkten und verlässlicher Verpflegung. Lege zuerst Route, Start und Ziel fest und prüfe anschließend Genehmigungen, Alternativen und Versorgung. Danach folgen Anmeldung, Notfallkontakte und die Einteilung der Wanderbegleiter. Kurz vor dem Termin brauchst du Teilnehmerkarten, Wegweiser, Streckenpläne und einen Wetterplan. Diese Checkliste führt dich durch die 71 Aufgaben und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wanderroute festlegen
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Verpflegung für die Tour reservieren
Genehmigungen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Routeninformationen veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wanderbegleiter einteilen
2 Personen
Verkehrspunkte festlegen
2 Personen
Ruhepunkte entlang der Route festlegen
2 Personen
Wasserstellen festlegen
2 Personen
Wetterszenario ausarbeiten
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startzeiten kommunizieren
Wegkarten erstellen
2 Personen
Teilnehmerkarten drucken
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Erste-Hilfe-Material prüfen
Kommunikationsmittel testen
2 Personen
Beleuchtung testen
Geschirrbestand prüfen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Sandwiches vorbereiten
3 Personen
Suppe vorbereiten
2 Personen
Startort reinigen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Ruhezonen einrichten
3 Personen
Wasserstellen bereitstellen
3 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Essen servieren
3 Personen

Event

Teilnehmer einchecken
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Route und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
Wandergruppen losziehen lassen
4 Personen
Nachzügler registrieren
2 Personen
Wegweiser prüfen
2 Personen
Ruhebereich betreuen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
Teilnehmer unterwegs unterstützen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Suppe und Brot servieren
4 Personen
Ankommende Wanderer abhaken
2 Personen
Fundsachen sammeln
Letzte Wanderer in Empfang nehmen
3 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Rastpunkte leerräumen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien trocken und vollständig lagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Richtungspfeile und Abfall wegräumen
3 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 70
Wiederverwendbare GläserAnz. 70
Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbares BesteckAnz. 70
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ThermobecherAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Megafon
FunkgeräteAnz. 6

Sportmaterial

RoutenpläneAnz. 70
WegweiserAnz. 50
StreckenpfostenAnz. 25
WarnwestenAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
StoppuhrenAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 10
RegenponchosAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6
StirnlampenAnz. 12

Dekoration

NamensschilderAnz. 70
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 4
WasserkannenAnz. 10
IsolierkannenAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
EimerAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Hauptstrecke mindestens 2 bis 3 Wochen vorher vor Ort und lege direkt eine Ersatzroute fest. Kontrolliere dabei Gefahrenstellen, Verkehrspunkte und geeignete Ruheplätze.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Erfasse Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens 7 Tage vorher und prüfe die Teilnehmerliste danach noch einmal.
Plane pro vorgesehenem Ruhepunkt eine klar erkennbare Wasserstelle ein. Für die Ausgabe helfen wiederverwendbare Becher, Thermobecher und ausreichend große Kühlboxen.
Teile Wanderbegleiter und Freiwillige mit festen Abschnitten und Uhrzeiten ein. Funkgeräte oder ein Megafon sind besonders hilfreich, wenn Startgruppen zeitversetzt losgehen.
Bereite Wegweiser, Streckenpfosten, Warnwesten und Routenpläne spätestens am Vortag vor. Lege außerdem Erste-Hilfe-Koffer, Notfalldecken und Regenponchos gemeinsam an einem gut erreichbaren Ausgabepunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wanderclub-Tour planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Die Anmeldung und die Verpflegung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Tour feststehen.
Wie viele Wanderbegleiter braucht eine Wanderclub-Tour?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Wandergruppe und zusätzlich eine Person für Start oder Ziel ein. Bei mehreren Streckenabschnitten sollte jeder Abschnitt eine feste Ansprechperson haben.
Wann muss die Teilnehmerliste für die Wanderung geprüft werden?: Prüfe die Liste 7 Tage vor dem Termin und ein zweites Mal am Vortag. Ergänze dabei fehlende Notfallkontakte, Ernährungswünsche und die geplanten Startzeiten.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für eine Wanderclub-Tour?: Lege spätestens 24 Stunden vorher fest, ob die Tour stattfindet, verkürzt wird oder auf die Alternativroute wechselt. Halte Regenponchos, Notfalldecken und eine aktualisierte Information für alle Teilnehmer bereit.

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