Checklist para organizar una salida del club de senderismo

Una salida del club de senderismo necesita más coordinación que elegir una ruta y fijar una hora. Hay que comprobar el recorrido, preparar una alternativa, gestionar inscripciones y dejar claros los puntos de salida, descanso y agua. Esta checklist reúne 71 tareas y 50 artículos para ordenar el trabajo desde la planificación hasta el cierre. También contempla permisos, contactos de emergencia, guías, catering, señalización y material para cambios de tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ruta a pie
2 personas
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Definir una ruta alternativa
2 personas
Reservar la salida y la meta
Reservar el catering para la excursión
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar información de ruta
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar contactos de emergencia
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar guías para la caminata
2 personas
Definir los puntos de tráfico
2 personas
Determinar los puntos de descanso en la ruta
2 personas
Determinar los puntos de agua
2 personas
Elaborar el escenario meteorológico
2 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Comunicar los horarios de salida
Crear mapas de ruta
2 personas
Imprimir las tarjetas de participantes
Preparar las flechas de ruta
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Comprobar el material de primeros auxilios
Probar los medios de comunicación
2 personas
Probar la iluminación
Comprobar el stock de vajilla
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar sopa
2 personas
Limpiar el lugar de salida
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Montar zonas de descanso
3 personas
Preparar puntos de agua
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Servir la comida
3 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Explicar la ruta y las normas de seguridad
2 personas
Hacer salir a los grupos de senderismo
4 personas
Registrar a los ausentes
2 personas
Comprobar las flechas de ruta
2 personas
Atender el punto de descanso
3 personas
Repartir agua y fruta
3 personas
Apoyar a los participantes en ruta
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir sopa y pan
4 personas
Marcar a los caminantes que llegan
2 personas
Recoger objetos perdidos
Recoger a los últimos caminantes
3 personas

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
4 personas
Vaciar los puntos de descanso
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Guardar los materiales secos y completos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar flechas de ruta y basura
3 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 70
Vasos reutilizablescant. 70
Platos reutilizablescant. 70
Cubiertos reutilizablescant. 70
Cuencos de serviciocant. 8
Cucharonescant. 8
Vasos térmicoscant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Megáfono
Walkie-talkiescant. 6

Material deportivo

Mapas de rutacant. 70
Flechas de rutacant. 50
Postes de rutacant. 25
Chalecos reflectantescant. 12
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Cronómetroscant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 10
Ponchos para la lluviacant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6
Linternas frontalescant. 12

Decoración

Etiquetas con nombrescant. 70
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 4
Jarras de aguacant. 10
Termos aislantescant. 6
Bandejas de comidacant. 12

Limpieza

Paños de limpieza reutilizablescant. 20
Cuboscant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta principal y la alternativa antes de abrir las inscripciones. Comprueba ambas por seguridad e indica en la información publicada la distancia, la dificultad, los horarios y los puntos de descanso.
Recoge durante la inscripción las preferencias dietéticas y un contacto de emergencia por participante. No esperes al día de la salida: revisar esos datos tarde dificulta preparar el catering y responder ante un incidente.
Asigna guías y voluntarios con funciones concretas, incluidos los puntos de tráfico, agua y descanso. Lleva walkie-talkies o un megáfono si el grupo se separa o la salida reúne a muchas personas.
Prepara la señalización y la documentación el día anterior: mapas, flechas, postes, tarjetas de participantes, etiquetas con nombres y portapapeles. Así puedes corregir una ruta o reimprimir información antes de que llegue el grupo.
Comprueba el parte meteorológico y el botiquín antes de la salida, no solo por la mañana. Ten listos ponchos para la lluvia, mantas de emergencia y neveras portátiles, y confirma que las carpas, mesas, sillas y equipos de café estén disponibles en la salida y la meta.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una salida de senderismo?: Ábrelas cuando la ruta principal, la alternativa, los horarios y los permisos estén comprobados. Como mínimo, deja entre 7 y 14 días para recoger participantes, preferencias dietéticas y contactos de emergencia.
¿Cuántos guías hacen falta para una salida del club de senderismo?: Depende del tamaño y la dificultad del grupo, pero asigna al menos un guía responsable de la cabeza y otro de la cola. Añade voluntarios para los puntos de tráfico, agua y descanso antes de comunicar la organización definitiva.
¿Qué material hay que preparar el día anterior?: Deja preparados los mapas, flechas y postes de ruta, las tarjetas de participantes, las etiquetas con nombres, los walkie-talkies y el botiquín. Comprueba también los ponchos, las mantas de emergencia y el estado de las baterías o cables.
¿Cuándo se debe confirmar el catering de la excursión?: Resérvalo después de cerrar el número provisional de participantes y sus preferencias dietéticas, idealmente entre 7 y 10 días antes. Haz una última comprobación de cantidades y restricciones cuando cierres la lista de participantes.

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