Organiser une randonnée de 5 jours sans rien oublier

Une randonnée de cinq jours demande une préparation différente d’une sortie à la journée : les itinéraires, les ravitaillements et la logistique doivent rester cohérents pendant toute la durée de l’événement. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la définition du parcours aux derniers contrôles sur place. Elle couvre aussi les inscriptions, les groupes de départ, les bénévoles, le balisage et les postes de secours. Utilisez-la pour suivre les tâches et vérifier le matériel avant chaque étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le concept d’itinéraire
2 personnes
Vérifier les itinéraires de randonnée
3 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Faire des réservations de lieux
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
Vérifier l’assurance et les autorisations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les contacts d'urgence
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Trier les flèches de parcours par jour
2 personnes
Préparer les flèches et les rubans
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Marquer les points d'itinéraire pour le premier jour
4 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les postes de secours
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Marquer les points de parcours du jour 2
4 personnes
Marquer les points d’itinéraire pour le jour 3
4 personnes
Marquer les points d’itinéraire pour le jour quatre
4 personnes
Marquer les points de parcours pour le cinquième jour
4 personnes

Événement

Faire le briefing du parcours
3 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Faire partir les marcheurs
4 personnes
Assurer la permanence aux postes de ravitaillement
8 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des en-cas
3 personnes
Répondre aux informations des participants
2 personnes
Inscrire les participants du jour deux
3 personnes
Faire partir les randonneurs du jour deux
4 personnes
Tenir les postes de secours du jour deux
8 personnes
Vérifier l’itinéraire du jour deux
3 personnes
Enregistrer les finishers du jour 2
3 personnes
Réapprovisionner les boissons du jour 2
2 personnes
Enregistrer les participants du jour trois
3 personnes
Faire partir les marcheurs du jour 3
4 personnes
Tenir les postes de ravitaillement du jour trois
8 personnes
Vérifier l’itinéraire du jour 3
3 personnes
Enregistrer les finishers du troisième jour
3 personnes
Réapprovisionner les boissons du jour 3
2 personnes
Inscrire les participants du jour quatre
3 personnes
Faire partir les randonneurs le quatrième jour
4 personnes
Tenir les postes de ravitaillement du jour quatre
8 personnes
Vérifier l’itinéraire du jour 4
3 personnes
Enregistrer les finishers du jour 4
3 personnes
Réapprovisionner les boissons du jour 4
2 personnes
Enregistrer les participants du cinquième jour
3 personnes
Faire partir les marcheurs le cinquième jour
4 personnes
Encadrer les postes de secours du cinquième jour
8 personnes
Vérifier le parcours du jour 5
3 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Organiser la remise des médailles
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Ranger la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire du deuxième jour
3 personnes
Retirer les flèches de parcours du jour trois
3 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire du jour 4
3 personnes
Retirer les dernières flèches de parcours
4 personnes
Ranger entièrement le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les cartes d’itinéraire et les inscriptions
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Trier les flèches de parcours et le ruban
2 personnes
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables du poste de ravitaillementqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 8
Distributeurs d'eauqté 10
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Chargeurs de téléphoneqté 6

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 450
Ruban de balisageqté 20
Cônesqté 40
Panneaux de directionqté 35
Supports de poteauqté 35
Attaches-câblesqté 500
Piquetsqté 100
Marteauqté 4
Cartes d'itinéraireqté 180
Presse-papiersqté 12
Marqueurs indélébilesqté 24
Numéros de départqté 180
Braceletsqté 900
Rubans de médailleqté 180

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Compresses froidesqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Lampes de pocheqté 12
Couvertures de survieqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 12
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 10
Louchesqté 8
Thermosqté 10
Pains de glaceqté 30
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de l'événementqté 10
Ballonsqté 150
Nappesqté 14
Panneau d’accueilqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 3
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez les cinq étapes avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez chaque itinéraire, les points de départ et d’arrivée, les lieux réservés ainsi que les solutions de repli en cas de météo défavorable.
Traitez les informations des participants au plus tard une semaine avant le départ. Conservez les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et la répartition des groupes dans un document accessible aux responsables.
Préparez le balisage jour par jour, au lieu de mélanger toutes les flèches et tous les rubans. Comptez un contrôle du parcours avant chaque départ et prévoyez quelques attaches-câbles, piquets et marqueurs indélébiles en réserve.
Donnez aux bénévoles un planning précis avec les heures et les postes. Prévoyez notamment des personnes pour l’inscription, le ravitaillement, les communications radio et le démontage après l’arrivée.
Ne gardez pas l’acheminement du matériel pour le dernier moment. Les tentes, tables, glacières, distributeurs d’eau, rallonges et équipements de secours doivent être regroupés par zone avant l’installation du premier jour.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une randonnée de 5 jours ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant le départ. Les itinéraires, les réservations, les autorisations, l’assurance et le recrutement des bénévoles doivent être réglés avant l’ouverture des inscriptions.
Que faut-il envoyer aux participants avant une randonnée de 5 jours ?: Envoyez les informations définitives environ 7 jours avant le départ. Indiquez les horaires, les points de départ et d’arrivée, les groupes, les étapes, le matériel conseillé et un contact d’urgence.
Combien de temps avant faut-il préparer le balisage ?: Triez les flèches et les rubans par journée au moins 2 jours avant l’événement. Le marquage de chaque parcours peut ensuite être installé et vérifié la veille ou le matin même, selon les règles du site.
Comment gérer les inscriptions pour une randonnée de 5 jours ?: Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant le départ. Après cette date, vérifiez les données des participants, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et la répartition des groupes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.