Wandelvijfdaagse organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een wandelvijfdaagse vraagt vooral om overzicht per dag. Leg eerst datum, routeconcept en start- en finishlocaties vast; werk daarna aan vergunningen, vrijwilligers, inschrijvingen en routevoorzieningen. In de laatste week draait alles om sorteren, controleren en klaarzetten: routepijlen per dag, deelnemersinformatie, verzorgingsposten en materiaaltransport. Deze checklist bevat 84 taken en 66 spullen, zodat je ziet wat geregeld moet zijn voordat de eerste wandelaar vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en routeconcept vastleggen
2 personen
Wandelroutes controleren
3 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Reserveringen voor locaties maken
Routekaarten laten drukken
Verzekering en vergunningen controleren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten registreren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Routepijlen per dag sorteren
2 personen
Pijlen en linten voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Routepunten voor dag één markeren
4 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Verzorgingsposten inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Routepunten voor dag twee markeren
4 personen
Routepunten voor dag drie markeren
4 personen
Routepunten voor dag vier markeren
4 personen
Routepunten voor dag vijf markeren
4 personen

Event

Routebriefing geven
3 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Wandelaars laten starten
4 personen
Verzorgingsposten bemannen
8 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitdelen
3 personen
Deelnemersinformatie beantwoorden
2 personen
Dag twee deelnemers aanmelden
3 personen
Dag twee wandelaars laten starten
4 personen
Dag twee verzorgingsposten bemannen
8 personen
Dag twee route controleren
3 personen
Dag twee finishers registreren
3 personen
Dag twee dranken bijvullen
2 personen
Dag drie deelnemers aanmelden
3 personen
Dag drie wandelaars laten starten
4 personen
Dag drie verzorgingsposten bemannen
8 personen
Dag drie route controleren
3 personen
Dag drie finishers registreren
3 personen
Dag drie dranken bijvullen
2 personen
Dag vier deelnemers aanmelden
3 personen
Dag vier wandelaars laten starten
4 personen
Dag vier verzorgingsposten bemannen
8 personen
Dag vier route controleren
3 personen
Dag vier finishers registreren
3 personen
Dag vier dranken bijvullen
2 personen
Dag vijf deelnemers aanmelden
3 personen
Dag vijf wandelaars laten starten
4 personen
Dag vijf verzorgingsposten bemannen
8 personen
Dag vijf route controleren
3 personen
Finishers registreren
4 personen
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Start- en finishterrein opruimen
4 personen
Dag twee routepijlen verwijderen
3 personen
Dag drie routepijlen verwijderen
3 personen
Dag vier routepijlen verwijderen
3 personen
Laatste routepijlen verwijderen
4 personen
Terrein volledig opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routekaarten en registraties archiveren
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Routepijlen en lint sorteren
2 personen
Deelnemers informeren over gevonden voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 4
Tafels verzorgingspostaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterdispensersaantal 10
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Telefoonopladersaantal 6

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 450
Markeerlintaantal 20
Pionnenaantal 40
Routebordenaantal 35
Paalhoudersaantal 35
Tie-wrapsaantal 500
Haringenaantal 100
Hameraantal 4
Routekaartenaantal 180
Clipboardsaantal 12
Watervaste stiftenaantal 24
Startnummersaantal 180
Polsbandjesaantal 900
Medaillelintenaantal 180

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Koelcompressenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 25
Zaklampenaantal 12
Reddingsdekensaantal 20
Handgelaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiemokkenaantal 80
Schenkkanenaantal 12
Dienbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 10
Koelelementenaantal 30
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenlijnenaantal 12
Evenementvlaggenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 14
Wegwijzerbord welkomaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Stoffer en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 8 weken voor de start een routeplanning per dag en controleer elke route opnieuw op doorgang, markeerbaarheid en veilige oversteekpunten. Plan daarna het drukken van de routekaarten.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten bij de inschrijving en sluit de deelnemersgegevens 7 dagen voor de start af. Gebruik die gegevens vervolgens voor startgroepen, verzorgingsposten en communicatie.
Sorteer routepijlen, lint, pionnen, paalhouders, tie-wraps en haringen per wandeldag in afzonderlijke bakken. Leg per route ook een hamer, watervaste stiften en routekaarten klaar, zodat vrijwilligers niet op locatie hoeven te zoeken.
Maak het vrijwilligersrooster minstens 10 dagen vooraf en geef iedere post een duidelijke bezetting, contactpersoon en portofoon. Plan daarnaast een korte briefing vóór de eerste start.
Controleer de weersverwachting 48 uur vóór elke wandeldag en pas de inrichting daarop aan. Zet partytenten, waterdispensers, koelboxen en afvalbakken niet pas bij aankomst uit de opslag, maar laad ze per locatie en functie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelvijfdaagse organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, routeconcept, locaties en vergunningen. Leg vrijwilligers, reserveringen en drukwerk uiterlijk 8 weken voor de start vast.
Wanneer moet ik de routes van een wandelvijfdaagse controleren?: Controleer de volledige routes minstens 8 weken vooraf en loop ze opnieuw na in de laatste 2 weken. Doe bovendien 48 uur vóór iedere wandeldag een controle op werkzaamheden, omleidingen en weersinvloed.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandelvijfdaagse?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, routepunten en verzorgingsposten. Reken per bemande post minimaal 2 vrijwilligers per dienst en plan daarnaast een reserve van ongeveer 10 procent.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een wandelvijfdaagse?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vóór de start, met starttijd, startlocatie, route-informatie, contactgegevens en aandacht voor dieetwensen. Stuur een korte weers- of wijzigingenupdate opnieuw 24 tot 48 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.