Checklist pour organiser une randonnée cycliste santé

Une randonnée cycliste santé se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, la date et les autorisations, puis les inscriptions et la sécurité. Les postes de bénévoles, les ravitaillements et le matériel doivent être confirmés avant la dernière semaine. Le jour J, prévois un contrôle du circuit, des vélos et de la signalétique avant l’arrivée des participants. Cette checklist regroupe les 63 tâches et les 51 fournitures nécessaires pour ne rien découvrir trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Réserver le lieu avant le départ
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Réserver les zones de repos
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles pour les postes
2 personnes
Répartir les accompagnateurs à vélo
2 personnes
Réserver le catering
Organiser la collecte des déchets
Vérifier les prévisions météo
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes d'itinéraire
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas et les fruits
3 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Aménager les postes de repos
4 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Présenter les informations santé
2 personnes
Installer le poste de premiers secours et de réparation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
Animer l’ouverture et le briefing sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes
4 personnes
Accompagner le groupe de parcours
6 personnes
Assurer le poste de repos
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Remettre une médaille ou un certificat
2 personnes
Servir un repas sain
5 personnes
Servir des repas végétariens
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le quiz santé
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Dégager le parking à vélos
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Relancer les informations des participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Porte-vélosqté 12
Barrières de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 35
Panneaux de directionqté 12
Cartes d'itinéraireqté 100
Gilets réfléchissantsqté 20
Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Ensembles d’éclairage véloqté 10
Bidonsqté 100
Numéros de départqté 100
Braceletsqté 100
Rubans de médailleqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Cuillères à glaceqté 3
Pains de glaceqté 24

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs alimentaires isothermesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Étiquettes nominativesqté 120
Formulaires du quiz santéqté 100
Certificatsqté 100
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Serviettesqté 12

Conseils

Valide l’itinéraire et les déclarations au moins 6 à 8 semaines avant le départ. Garde une version imprimée de la carte et vérifie les zones à risque avec une seconde personne.
Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant la randonnée pour imprimer la liste, trier les bracelets et les numéros, et recueillir les besoins alimentaires sans urgence.
Prévois un accompagnateur à vélo pour chaque groupe ou niveau de parcours, puis attribue clairement les postes de départ, de repos et d’arrivée aux bénévoles.
Contrôle les vélos, les pompes, les kits de réparation et les chambres à air de rechange la veille. Vérifie aussi les gilets réfléchissants et les éclairages si une partie du trajet se déroule par faible luminosité.
Installe la zone de départ et d’arrivée avant l’ouverture des inscriptions : tables, chaises, tentes, porte-vélos, barrières et panneaux doivent être en place au moins 90 minutes à l’avance. Mets les boissons au frais et prépare les fruits et les en-cas avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une randonnée cycliste santé ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le parcours, réserver les zones de repos, obtenir les autorisations et recruter les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ. Tu auras ainsi le temps d’imprimer la liste des participants, les cartes, les numéros et les bracelets, tout en ajustant le catering.
Combien de boissons prévoir pour une randonnée cycliste ?: Prévois au minimum 1 bidon ou environ 750 ml par participant pour le parcours, puis une réserve aux points de repos et à l’arrivée. Par temps chaud, augmente cette réserve d’au moins 25 %.
Quand vérifier la météo et réinspecter le parcours ?: Consulte les prévisions 3 jours avant, puis de nouveau la veille. Réinspecte l’itinéraire dans les 24 heures précédant le départ afin de repérer des travaux, obstacles ou panneaux déplacés.

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